KI-Kettenbrief: Chatbot für individuelle Tagungsdokumentationen
Ein Beitrag von Andreas Sexauer und Dr. Matthias Bandtel
„Welche unterschiedlichen Positionen wurden im Workshop zum Thema KI-Kompetenzen vertreten?“, „Wo haben die Teilnehmenden die größten Herausforderungen gesehen?“, „Wie lassen sich die im Workshop vorgestellten Lösungsansätze grafisch darstellen?“ –Fragen wie diese konnten bisher im Nachgang einer Tagung oder Konferenz nur mühsam beantwortet werden. Hier setzen Chatbots wie der „KI-Kettenbrief“ an: Nutzende können binnen Sekunden Beiträge interaktiv auswerten, individualisierte Zusammenfassungen erstellen und sich die Ergebnisse multimedial ausgeben lassen.
Traditionell erfolgt die Dokumentation von Konferenzen, Tagungen und Workshops erst deutlich nach der Veranstaltung. Berichte konzentrieren sich auf ausgewählte Aspekte, bieten keine Möglichkeit für Interaktion und beziehen sich ausschließlich auf den jeweiligen Anlass. Speziell angepasste Chatbots ermöglichen dementgegen individualisierte Zusammenfassungen aller Perspektiven, weiterführende Analysen und Verknüpfungen mit anderen Veranstaltungen.
„KI-Kettenbrief“ ist ein solcher Chatbot, der für einen Workshop auf der Konferenz LearningAID 2025 maßgeschneidert wurde. Die Konfiguration basiert ausschließlich auf Materialien aus dem Workshopkontext, um interaktiv faktentreue Dokumentationen zu generieren – etwa Zusammenfassungen zentraler Thesen, Bewertungen verschiedener Positionen oder Identifikation offener Themen. Ergebnisse können als Text, Mindmaps, Tabellen oder mit Emojis dargestellt werden. Inhalte weiterer KI-bezogener Konferenzformate werden sukzessive ergänzt, sodass „KI-Kettenbrief“ zu einem umfassenden Wissensspeicher anwächst.
Learning Aid 2026
Die Learning Aid ist die größte inhaltlich spezialisierte Fachtagung rund um Learning Analytics, Artificial Intelligence und Data Mining in der Hochschulbildung im deutschsprachigen Raum. Die nächste Konferenz findet am 1. und 2. September 2026 an der Ruhr-Universität Bochum statt. Beiträge können noch bis zum 1. März 2026 eingereicht werden. Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Unsere Stiftung ist Partner der Veranstaltung.
So funktioniert der „KI-Kettenbrief“
Technisch ist „KI-Kettenbrief“ ein speziell konfigurierter Chatbot, der mit dem KI-System OpenWebUI am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) umgesetzt wurde. Diese Umgebung erlaubt die Erstellung angepasster Modelle, die drei Hauptkomponenten vereinen: Einen Wissensspeicher mit allen relevanten Informationen, einen Systemprompt zur Steuerung des Chatbots-Verhaltens sowie ein großes Sprachmodell als Basis.
Der Wissensspeicher des „KI-Kettenbriefs“ umfasst Präsentationen der Impulsvorträge des Workshops, von Teilnehmenden erstellte Materialien sowie Transkripte der Vorträge und Diskussionsverläufe. Letztere wurden auf portablen Mikrofonen aufgenommen, mit der Transkriptionssoftware Whisper in Text umgewandelt und schließlich in mehrere kleinere Abschnitte segmentiert, um die Verarbeitung durch das KI-System zu optimieren. Ein spezieller Systemprompt steuert das Verhalten des Chatbots und stellt sicher, dass Antworten ausschließlich auf den bereitgestellten Inhalten basieren und nicht halluziniert werden. Als Basismodell wurde „KI-Kettenbrief“ mit gpt‑4.1‑mini verknüpft.
Nutzende interagieren mit dem Chatbot über eine Weboberfläche, die das Modell über eine API-Schnittstelle einbindet. Vereinfacht ausgedrückt durchsucht „KI-Kettenbrief“ bei jeder Nutzendenanfrage zuerst den Wissensspeicher nach relevanten Fakten, befolgt die Vorgaben im Systemprompt und nutzt das Basis-Sprachmodell, um eine verständliche Antwort zu generieren.
„KI-Kettenbrief“ testen
Den Chatbot „KI-Kettenbrief“ können Sie auf der Homepage des Hochschulnetzwerks Digitalisierung der Lehre Baden-Württemberg (HND-BW) testen.
Informationen zum Workshop „KI-Kompetenzen gemeinsam gestalten“ (Netzwerk der Landeseinrichtungen für Digitale Hochschullehre (NeL), Stiftung Innovation in der Hochschullehre, Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD) und Hochschulforum Digitalisierung) im Rahmen der LearningAID 2025.
Herausforderungen und Chancen von Chatbots für Tagungsdokumentationen
Das Aufsetzen des Bots selbst ist relativ unkompliziert. Der größte Aufwand entsteht bei der Erfassung und Aufbereitung der Ausgangsdaten. Wenn in den Wissensspeicher des Chatbots Audio-Aufzeichnungen von Vorträgen und Diskussionsverläufen eingehen sollen, müssen logistische, technische und datenschutzrechtliche Vorkehrungen getroffen werden. Um die Akzeptanz der Workshopbeteiligten zu gewinnen, ihre Wortbeiträge aufzunehmen, helfen Transparenz bezüglich des Verfahrens, lokale Datenspeicherung sowie die offene Bereitstellung der Ergebnisse. Bei der Transkription der Audioaufzeichnung, der Bereinigung personenbezogener Daten sowie der Segmentierung der Transkripte ist ebenfalls eigene Infrastruktur gegenüber Cloudlösungen vorzuziehen. Die eigentliche Konfiguration des Chatbots setzt ein geeignetes KI-System wie OpenWebUI oder HAWKI 2.0 voraus. Zentral ist hierbei die Entwicklung des Systemprompts, der das Verhalten des Chatbots steuert. Nicht zuletzt müssen die Nutzenden durch entsprechende Hinweise für die Limitationen der erstellten Ergebnisse sensibilisiert werden: bei komplexeren Analysen kann der Kontext verloren gehen, Zusammenfassungen vernachlässigen gegebenenfalls Nuancen im Diskussionsverlauf und die Wiedergabe wörtlicher Zitate kann unzuverlässig sein. Alle Antworten müssen daher immer kritisch reflektiert werden.
Unter diesen Voraussetzungen ermöglichen Custom-Chatbots wie „KI-Kettenbrief“ eine qualitative und quantitative Ausweitung der Reichweite von Tagungsergebnissen. Die Multimodalität des Outputs erleichtern die Nachvollziehbarkeit und weitergehende Analysen. Übersetzungen in eine Vielzahl unterschiedlicher Landessprachen sowie in einfache Sprache verbreitern die Zugänglichkeit zu den Inhalten. Gerade für große Konferenzen mit vielen unterschiedlichen Programmpunkten bieten bedarfsgerechte Dokumentationen die Chance, mehr Interessierte zu erreichen und spezifische Informationsbedürfnisse abzudecken, beispielsweise individuelle Fokussierungen auf theoretische Hintergründe, empirische Studien oder praktische Umsetzungsbeispiele.
Zur Person
Andreas Sexauer
Ist Leiter des Bereichs Medienproduktion am Zentrum für Mediales Lernen (ZML) des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT).
Zur Person
Dr. Matthias Bandtel
Leitet die Geschäftsstelle des Hochschulnetzwerks Digitalisierung der Lehre Baden-Württemberg (HND-BW).
Im Hochschulnetzwerk Digitalisierung der Lehre Baden-Württemberg (HND-BW) wird die KI-basierte Dokumentation seit 2024 regelmäßig auf Tagungen eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt. Nutzende früherer Chatbot-Versionen haben vereinzelt die mangelnde Detailtiefe von Zusammenfassungen oder halluzinierte O-Töne kritisiert. In der überwiegend positiven Resonanz werden insbesondere die Verständlichkeit der Dokumentationen, die hilfreiche Themenstrukturierung mit Hilfe von Mindmaps sowie die Übersetzungsmöglichkeit hervorgehoben.
Custom-Chatbots wie der „KI-Kettenbrief“ zeigen eine große Flexibilität und lassen sich leicht auf weitere Veranstaltungen adaptieren. Besonders bei KI-bezogenen Konferenzen erweist sich die Kombination aus inhaltlicher Auseinandersetzung und innovativen methodischen Ansätzen als wertvoller Bestandteil der Dokumentations- und Diskurskultur. Chatbot-generierte Zusammenfassungen schaffen Unikate mit hohem Nutzwert. Um jedoch die soziale Funktion von Dokumentationen als gemeinsame Diskussionsgrundlage zu wahren, empfiehlt sich eine Doppelstrategie: Die flexible Nutzung von Chatbots wird durch klassische, von Herausgebenden autorisierte Tagungsbände ergänzt. So wird einerseits die inhaltliche Tiefe gefördert, andererseits eine verlässliche Basis für den weiterführenden kollektiven Austausch geschaffen.