Die Mittel des Haushaltsjahres müssen bis spätestens zum 01. Dezember angefordert werden (23:59 Uhr). Mittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert werden, verfallen.

Wenn der Rechtsgrund im laufenden Haushaltsjahr der Mittelanforderung gelegt wurde, können die Mittel bis zur angegebenen Verwendungsfrist im Buchungsbeleg im folgenden Haushaltsjahr verausgabt werden.

Erforderlich: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geschlossen worden sein muss. Vergabe- und Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung innerhalb der Verwendungsfrist erfolgen.

Für Dienstreisen gilt, dass Reiseleistungen (z.B. Hotel, Transport, Teilnahmegebühr) im Vorjahr gebucht sein müssen. Ein Dienstreiseantrag reicht nicht aus. Tagegelder für Reisen im neuen Jahr dürfen nicht aus Fördermitteln des Vorjahres gezahlt werden. Die Dienstreise muss vor Ablauf der Verwendungsfrist stattfinden.

Belege dürfen nur vollständig abgerechnet werden. Ein Belegsplitting zwischen den Haushaltsjahren ist nicht zulässig.

Für Nachweise gilt: Alle Ausgaben aus dem Budget eines Haushaltsjahres müssen im Nachweis des betreffenden Haushaltsjahres abgerechnet werden, auch wenn die Verwendungsfrist über einen Jahreswechsel hinausgeht. Beispiel: Ein Mikroskop wird im Januar 2026 bezahlt aus Fördermitteln 2025. Diese Ausgabe ist im Zwischennachweis 2025 abzurechnen.