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    FAQ-Förderung: Fokus Ukraine

    Sollen an der Hochschule dauerhaft beschäftigte Mitarbeiter:innen (grundfinanziertes Personal) im Projekt mitarbeiten und dafür freigestellt werden, wird eine Projekteinsatzverfügung oder eine Ergänzung im Arbeitsvertrag benötigt, die deutlich den Zeitraum und Umfang der Projektarbeit ausweist und das Projekt benennt. Ist ein:e Mitarbeiter:in sowohl im Projekt als auch in anderen Bereichen an der Hochschule tätig, sind die Stellenanteile voneinander unabhängig zu verwalten. Der Stellenanteil, der durch die Fördermittel der Stiftung gedeckt wird, muss zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden.

    Nein. Die Stiftung kann Fördermittel ausschließlich an Hochschulen in Deutschland vergeben. Die Beteiligung internationaler Hochschulen an den Förderungen ist daher nur in Zusammenarbeit mit einer deutschen Hochschule möglich: Eine deutsche Hochschule kann unter Berücksichtigung der Regelungen des Vergaberechts Aufträge an Einrichtungen oder Firmen im Ausland vergeben.

    Sollten Sie Fragen zu Ihrem Fokus-Projekt haben, erreichen Sie uns unter fokus@stiftung-hochschullehre.de oder unter der Nummer +49 40 6059815 28.

    Veränderungen von einzelnen Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Finanzposition umdisponiert werden. Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden. Umdispositionen von mehr als 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme, sind als Pflichtmitteilung über das entsprechende Formular, das Sie unter „Downloads“ finden, mitzuteilen.

    Sofern das Projekt im vorangegangenen Kalenderjahr nicht abgeschlossen ist, hat der Fördermittelempfänger einen Zwischennachweis zu erbringen. Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Diese sind bis zum 30. April eines jeden Projektjahres für das abgeschlossene Kalenderjahr einzureichen per E-Mail an fokus@stiftung-hochschullehre.de . Ausgenommen sind davon Projekte, bei denen die Zwischennachweise für das vorangegangene Jahr in den Abschlussnachweis des gesamten Projekts integriert werden können.

    Bitte teilen Sie uns regelmäßig mit, wenn sich Kontaktdaten der projektverantwortlichen Personen ändern. Schreiben Sie uns dazu eine E-Mail an fokus@stiftung-hochschullehre.de und teilen Sie uns alle notwendigen Kontaktdaten mit (Vorname, Name, Funktion, E-Mailadresse und Telefonnummer).

    Der geprüfte Finanzierungsplan wird Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich.

    Veränderungen von einzelnen Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu 20 Prozent der Gesamtjahressumme überschritten werden, sofern die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Finanzpositionen ausgeglichen werden kann (Umdisposition). Diese Anpassungen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig. Beträgt die beantragte Gesamtjahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden.

    Sollte es notwendig sein, eine Finanzposition im Finanzierungsplan um mehr als 20 Prozent zu überschreiten, ist dies mit einer Pflichtmitteilung (siehe Punkt Pflichtmitteilung) bei der Stiftung zu beantragen und zu begründen. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent im Finanzierungsplan, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar.

    Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig per E-Mail eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach der Frist für die Mittelanforderung.

    Falls zu den Stichtagen keine Mittel angefordert werden sollen, benachrichtigen Sie uns kurz per Mail über das Aussetzen des Mittelabrufs. Falls verbliebene Mittel weiterverwendet werden sollen, muss auch eine Auskunft darüber erfolgen.

    Die Mittelanforderung erfolgt per Formular, welches ausgefüllt an fokus@stiftung-hochschullehre.de gesendet wird. Pro Stichtag kann nur eine Mittelanforderung eingesendet werden. Sollten Sie eine Korrektur an einer bereits eingereichten Anforderung vornehmen müssen, schreiben Sie uns eine Nachricht per E-Mail. Sofern die Anforderung noch nicht genehmigt wurde, kann sie zur Bearbeitung freigeschaltet werden.

    Fördermittel sind in der Regel im Voraus für die kommenden drei Monate anzufordern. Folgende Stichtage gelten für die genannten Zeiträume:

    • Februar = Januar bis inkl. März
    • April = April bis inkl. Juni
    • Juli = Juli bis inkl. September
    • Oktober = Oktober bis inkl. Dezember
    • Dezember = mögliche Restmittel zur Verausgabung bis inkl. 31.03. des Folgejahres

    Sie erhalten etwa 20 Tage vor den jeweiligen Stichtagen eine Erinnerung per E-Mail, dass Sie eine Mittelanforderung einreichen können. Mittelanforderungen müssen bis spätestens 12 Uhr des Stichtages bei der Stiftung eingegangen sein. Eine Mittelanforderung zu anderen Zeitpunkten ist nicht möglich.

    Die Fördermittel, die für ein Kalenderjahr im Finanzierungsplan veranschlagt sind, müssen spätestens bis zum 01. Dezember angefordert werden, da sie andernfalls verfallen (siehe Förderbedingungen 4.2).

    Die Begründungen zur Projektnotwendigkeit werden pro Ausgabenposition in den Zwischennachweisen und dem Abschlussnachweis von der Stiftung eingefordert. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.

    Der geprüfte Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich. Verbundprojekte können Fördermittel während der Projektlaufzeit nicht zwischen den Verbundpartnern verschieben.

    Anpassungen einzelner Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Finanzposition umdisponiert werden. Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt und begründet. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden. Umdispositionen über 20% der Gesamtjahressumme sind zustimmungspflichtig.

    Die Frist für die letzte Mittelanforderung des Jahres ist der 01. Dezember (bis 12 Uhr). Die Auszahlung der am 01. Dezember angeforderten Mittel erfolgt zum 30. Dezember. Die Verausgabung dieser Mittel kann unter den folgenden Bedingungen bis zum 31. März erfolgen: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geschlossen worden sein muss. Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung im ersten Quartal des Folgejahres erfolgen. Über den 31. März hinaus ist eine Verwendung der Mittel aus dem Vorjahr nicht mehr möglich. Fördermittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert wurden, verfallen.

    Die Fördermittel werden entsprechend der im Finanzierungsplan veranschlagten Summen angefordert. Umdispositionen sind bei der Mittelanforderung noch nicht anzugeben. Wenn Sie bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im Finanzierungsplan angegeben.

    Bitte beachten Sie die Grenze zur Zustimmung von Umdispositionen von über 20% durch die Stiftung und dokumentieren alle Umdispositionen, die darunter liegen im Laufe des Jahres. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.

    Ja, im Sinne des Jährlichkeitsprinzips ist die Summe der Fördermittel, die laut des Finanzierungsplans auf ein Kalenderjahr entfällt, im betreffenden Jahr anzufordern. Ein Mittelübertrag in das Folgejahr ist nicht möglich. Während der Projektlaufzeit können Fördermittel nur innerhalb der für ein Kalenderjahr kalkulierten Summe zwischen den verschiedenen Finanzpositionen umdisponiert werden.

    Haben Sie die angeforderten Mittel aus der letzten Mittelanforderung nicht vollständig verwendet, können Sie den Verbleib im Projekt beantragen. In diesem Fall ist kurz zu begründen, warum die Mittel nicht alsbaldig verausgabt werden konnten. Anschließend tragen Sie ein, wie Sie die verbliebenen Mittel einsetzen werden.

    Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.

    Steht Personal für eine gewisse Zeit des Projekts z.B. wegen Elternzeit oder Krankheit nicht zur Verfügung, verlängert sich das Projekt nicht automatisch. Das Projekt kann durch Finanzierung von Vertretungspersonal fortgeführt werden. Über etwaige Möglichkeiten einer Projektverlängerung stehen rechtzeitig im Projektverlauf Informationen zur Verfügung. Bitte denken Sie an Ihre Mitteilungspflicht, sollten sich Verzögerungen des Projekts von mind. sechs Wochen ergeben bzw. die Erreichung der Projektziele gefährdet sein.

    Gefördert werden nur projektbezogene Aufwendungen innerhalb der Projektlaufzeit. Folgekosten nach Projektablauf werden nicht übernommen, sondern müssen durch Eigenmittel der Hochschule getragen werden. Werden Verträge über die Projektlaufzeit hinausgehend geschlossen, muss die geförderte Organisation grundsätzlich nach Projektende die Kosten für die Restlaufzeit der geschlossenen Verträgen übernehmen.

    Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Regelungen des Vergaberecht zu beachten. Die Stiftung kann weder vergaberechtliche Prüfungen noch Beratungen anbieten. Die Verantwortung für die Einhaltung des Vergaberechts und der Durchführung korrekter Vergabeverfahren liegt bei den Hochschulen.

    Kommen für die Beschaffung von Hilfsmitteln und Gegenständen unterschiedliche Möglichkeiten in Betracht (Kauf, Miete, Leasing, Mietkauf, o.ä.), ist vor der Beschaffung zu prüfen, welche Form der Beschaffung die wirtschaftlichste ist. Bestehende Rahmenverträge der Hochschule können grundsätzlich genutzt werden, allerdings ist zu dokumentieren, dass deren Nutzung wirtschaftlicher als die singuläre Beschaffung ist. Innerhalb eines Verbundprojekts dürfen keine Aufträge an Verbundpartner:innen vergeben werden.

    Die genehmigten Fördermittel dienen der Deckung von Ausgaben, die für das Projekt zwingend erforderlich sind und werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss zur Vollfinanzierung gewährt. Eigenmittel der Antragsteller:in können grundsätzlich in das Projekt eingebracht werden, sind allerdings als solche bereits im Antrag auszuweisen.

    Fördermittel dürfen erst ab dem Projektstart verausgabt werden. Mit der Vorbereitung von Vergabeverfahren kann bereits vor dem festgelegten Projektbeginn begonnen werden. Stellen dürfen auf Kosten der Hochschule bereits ausgeschrieben werden. Verträge dürfen erst zum Projektbeginn geschlossen und Verbindlichkeiten eingegangen werden.

    Nein. Der Fördervertrag ist von unserer Rechtsabteilung entworfen, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geprüft und von unserem Aufsichtsgremium (Bund-Länder-Gremium) in dieser Fassung beschlossen worden. Er kann daher nicht geändert werden und ist in dieser Fassung zu zeichnen.

    Nein, die Weitergabe und Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte (auch Kooperations- bzw. Verbundpartner) ist nicht zulässig. Bei einer Zusammenarbeit mit Dienstleistern o.ä., die nicht Teil des Projekts sind, ist es möglich, projektbezogene Ausgaben zu erstatten (z.B. Reisekosten).

    Nein, die Stiftung kann keine Overhead-Pauschale zur Verfügung stellen.