Übersicht

Bei unverschuldeten Verzögerungen im Projektverlauf sowie besonderen Bedarfen, wie etwa Eltern- und Pflegezeiten bei Projektmitarbeitenden, kann ein Antrag auf Verlängerung der Mittelverausgabung oder auf kostenneutrale Verlängerung gestellt werden. Zeitintensive hochschulinterne Verwaltungsabläufe können als Grund für eine Verlängerung nicht berücksichtigt werden.

Die Beantragung einer verlängerten Mittelverausgabung oder einer kostenneutralen Verlängerung ist nur vom 01.08.2025 bis inkl. 15.11.2025 23:59 Uhr und nur über das StIL-Portal möglich (Reiter „Kostenneutrale Verlängerung“).

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Verlängerungen und zu den Rahmenbedingungen sind ebenfalls im StIL-Portal zu finden (Reiter “Kostenneutrale Verlängerung”).

Bitte denken Sie an Ihre Mitteilungspflicht, sollten sich Verzögerungen des Projekts von mind. sechs Wochen ergeben bzw. die Erreichung der Projektziele gefährdet sein.

Sollen Mitarbeiter:innen, die bereits in der geförderten Einrichtung dauerhaft beschäftigt sind (grundfinanziertes Personal), im Projekt mitarbeiten und dafür freigestellt werden, wird eine Projekteinsatzverfügung oder eine Ergänzung im Arbeitsvertrag benötigt, die deutlich den Zeitraum und Umfang der Projektarbeit ausweist und das Projekt benennt. Ist ein:e Mitarbeiter:in sowohl im Projekt als auch in anderen Bereichen der geforderten Einrichtung tätig, sind die Stellenanteile voneinander unabhängig zu verwalten. Der Stellenanteil, der durch die Fördermittel der Stiftung gedeckt wird, muss zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden.

Wir bieten jeden Dienstag von 10 bis 11:30 Uhr und jeden Donnerstag von 14 bis 15:30 Uhr unter 040 6059815 72 eine Telefonsprechstunde zur Klärung von Fragen rund um Ihr Projekt an.

Das Team Projektförderung erreichen Sie zudem wie folgt:

Hochschule durch Digitalisierung stärken: StIL-Portal

Freiraum 2022 und Freiraum 2023: StIL-Portal

Freiraum 2025: freiraum@stiftung-hochschullehre.de

Lehrarchitektur: lehrarchitektur@stiftung-hochschullehre.de

Geben Sie in der E-Mail Ihre Projektnummer an, damit Ihre Frage beantwortet werden kann.

Sobald bekannt ist, dass beantragte Fördermittel nicht innerhalb des jeweiligen Verausgabungszeitraumes verausgabt werden, müssen diese unaufgefordert und unverzüglich der Stiftung durch Eingabe einer Rückzahlung im Förderportal gemeldet werden. Dies gilt für alle angeforderten Mittel, die nicht innerhalb von höchstens drei Monaten bzw. 90 Kalendertagen inkl. Feiertage verwendet werden.
Die in einem Haushaltsjahr nicht verwendeten Mittel sind an die Stiftung zurückzuüberweisen.
Bitte beachten Sie auch den FAQ zu Restmitteln.

Der Abschlussnachweis ist im Portal einzupflegen und der Stiftung unaufgefordert spätestens sechs Monate nach Ablauf des im Fördervertrag definierten Förderzeitraums einzureichen. Alle relevanten Informationen, Anleitungen und Vorlagen stellen wir auf unserer Website zur Verfügung. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Abschlussnachweis.

Die Begründungen zur Projektnotwendigkeit werden pro Ausgabenposition in den Zwischennachweisen und dem Abschlussnachweis von der Stiftung eingefordert. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.

Ja, dabei ist analog zur Erstellung der Finanzierungspläne sicherzustellen, dass die Ausgaben nach den für die Förderung geltenden Förderbedingungen förderfähig sowie notwendig sind und eindeutig dem Projekt zugeordnet werden können. Die aufgeführten Ausgabenposten müssen zur Erreichung der Projektziele notwendig sein. Eine Mitteilung an die Stiftung ist nicht notwendig. Sie finden die Förderbedingungen im Bereich Downloads der Förderungen.

Umdispositionen von mehr als 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme, sind über das StIL-Portal bei der Stiftung zu beantragen. Dafür tragen Sie die entsprechenden Summen zunächst im Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ ein und senden uns anschließend eine Nachricht im Reiter „Pflichtmitteilungen”. Bitte begründen Sie die Umdisposition im Textfeld. Wird die Pflichtmitteilung genehmigt, kann die Umdisposition vorgenommen werden. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar. Ein Rechenbeispiel zur 20 Prozent-Regelung.

Der geprüfte Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich. Verbundprojekte können Fördermittel während der Projektlaufzeit nicht zwischen den Verbundpartnern verschieben.

Anpassungen einzelner Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Finanzposition umdisponiert werden. Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt und begründet. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden. Umdispositionen über 20% der Gesamtjahressumme sind zustimmungspflichtig.

Die Frist für die letzte Mittelanforderung des Jahres ist der 01. Dezember (bis 12 Uhr). Die Auszahlung der am 01. Dezember angeforderten Mittel erfolgt zum 30. Dezember. Die Verausgabung dieser Mittel kann unter den folgenden Bedingungen bis zum 31. März erfolgen: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geschlossen worden sein muss. Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung im ersten Quartal des Folgejahres erfolgen. Über den 31. März hinaus ist eine Verwendung der Mittel aus dem Vorjahr nicht mehr möglich. Fördermittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert wurden, verfallen.

Die Fördermittel werden entsprechend der im Finanzierungsplan veranschlagten Summen angefordert. Umdispositionen sind bei der Mittelanforderung noch nicht anzugeben. Wenn Sie bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im Finanzierungsplan angegeben.

Bitte beachten Sie die Grenze zur Zustimmung von Umdispositionen von über 20% durch die Stiftung und dokumentieren alle Umdispositionen, die darunter liegen im Laufe des Jahres. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.

Ja, im Sinne des Jährlichkeitsprinzips ist die Summe der Fördermittel, die laut des Finanzierungsplans auf ein Kalenderjahr entfällt, im betreffenden Jahr anzufordern. Ein Mittelübertrag in das Folgejahr ist nicht möglich. Während der Projektlaufzeit können Fördermittel nur innerhalb der für ein Kalenderjahr kalkulierten Summe zwischen den verschiedenen Finanzpositionen umdisponiert werden.

Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach Prüfung und Freigabe für die Mittelanforderung.

Reichen Sie keine Mittelanforderung mit 0,- EUR ein. Bitte schreiben Sie uns in diesem Fall eine kurze Nachricht über das StIL-Portal, dass Sie zum betreffenden Stichtag keine Mittel anfordern werden.

Pro Stichtag kann nur eine Mittelanforderung eingesendet werden. Sollten Sie eine Korrektur an einer bereits eingereichten Anforderung vornehmen müssen, schreiben Sie uns eine Nachricht über das StIL-Portal. Sofern die Anforderung noch nicht genehmigt wurde, kann sie zur Bearbeitung freigeschaltet werden.

Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.

Das Logo finden Sie auf der Webseite der Stiftung: https://stiftung-hochschullehre.de/presse/

Bitte stellen Sie sicher, dass im StIL-Portal alle relevanten Ansprechpersonen im Reiter „Kontaktpersonen“ angegeben sind und dass die dort angegebenen Kontaktdaten aktuell sind. Beachten Sie hierzu unbedingt unsere Anleitung für Freiraum 2022 bzw. unsere Anleitung für Freiraum 2023. Gerade mit Blick auf Vertretungen und Abwesenheiten empfehlen wir, über die verpflichtende Projektkoordination hinaus mindestens eine weitere Kontaktperson anzugeben.

Gefördert werden nur projektbezogene Aufwendungen innerhalb der Projektlaufzeit. Folgekosten nach Projektablauf werden nicht übernommen, sondern müssen durch Eigenmittel der geförderten Einrichtung getragen werden. Werden Verträge über die Projektlaufzeit hinausgehend geschlossen, muss die geförderte Einrichtung grundsätzlich nach Projektende die Kosten für die Restlaufzeit der geschlossenen Verträge übernehmen.

Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Regelungen des Vergaberechts zu beachten. Die Stiftung kann weder vergaberechtliche Prüfungen noch Beratungen anbieten. Die Verantwortung für die Einhaltung des Vergaberechts und der Durchführung korrekter Vergabeverfahren liegt bei der geförderten Einrichtung.

Kommen für die Beschaffung von Hilfsmitteln und Gegenständen unterschiedliche Möglichkeiten in Betracht (Kauf, Miete, Leasing, Mietkauf, o.ä.), ist vor der Beschaffung zu prüfen, welche Form der Beschaffung die wirtschaftlichste ist. Bestehende Rahmenverträge der geförderten Einrichtung können grundsätzlich genutzt werden, allerdings ist zu dokumentieren, dass deren Nutzung wirtschaftlicher als die singuläre Beschaffung ist. Innerhalb eines Verbundprojekts dürfen keine Aufträge an Verbundpartner:innen vergeben werden.

Fördermittel dürfen erst ab dem Projektstart verausgabt werden. Mit der Vorbereitung von Vergabeverfahren kann bereits vor dem festgelegten Projektbeginn begonnen werden. Personalstellen dürfen auf Kosten und Risiko der geförderten Einrichtung ausgeschrieben werden. Verträge und andere Verbindlichkeiten dürfen erst nach Fördervertragsschluss und zum Projektbeginn geschlossen, bzw. eingegangen werden.

Nein. Der Fördervertrag ist von unserer Rechtsabteilung entworfen, vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geprüft und von unserem Aufsichtsgremium (Bund-Länder-Gremium) in dieser Fassung beschlos-sen worden. Er kann daher nicht geändert werden und ist in dieser Fassung zu zeichnen.

Ja, sowohl nicht ausgeloste Interessenbekundungen als auch nicht ausgewählte Anträge können erneut eingereicht werden.

Ein Zuwendungsbescheid ergeht nicht. Mit dem unterzeichneten Fördervertrag können ab dem Projektstart Fördermittel angefordert werden. Informationen zur Mittelanforderung finden Sie ebenfalls in diesen FAQ.

Nein, die Weitergabe und Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte (auch Kooperations- bzw. Verbundpartner) ist nicht zulässig. Bei einer Zusammenarbeit mit Dienstleistern o.ä., die nicht Teil des Projekts sind, ist es möglich, projektbezogene Ausgaben zu erstatten (z.B. Reisekosten).

Fördermittel sind in der Regel im Voraus für die kommenden drei Monate anzufordern. Folgende Stichtage gelten für die genannten Zeiträume:

• 01. Februar = Januar bis inkl. März
• 01. April = April bis inkl. Juni
• 01. Juli = Juli bis inkl. September
• 01. Oktober = Oktober bis inkl. Dezember, bzw. in begründeten Ausnahmefällen bis 15. Januar des Folgejahres
• 01. Dezember = zur Verausgabung bis inkl. 31.03. des Folgejahres

Sie erhalten etwa 20 Tage vor den jeweiligen Stichtagen eine automatisierte Nachricht aus dem StIL-Portal, dass Sie eine Mittelanforderung einreichen können. Mittelanforderungen müssen bis spätestens 12 Uhr des Stichtages bei der Stiftung eingegangen sein (bitte nach dem Absenden im Portal nochmals speichern). Eine Mittelanforderung zu anderen Zeitpunkten ist nicht möglich.

Die Fördermittel, die für ein Kalenderjahr im Finanzierungsplan veranschlagt sind, müssen spätestens bis zum 01. Dezember angefordert werden, da sie andernfalls verfallen (siehe Förderbedingungen 4.2).

Der Zwischennachweis ist im Portal einzupflegen, die Frist zur Einreichung endet am 30. April. Mitte März erhalten Sie einen automatischen Aufruf aus dem Portal.

Alle relevanten Informationen, Anleitungen und Vorlagen stellen wir auf unserer Website zur Verfügung.

Sie können den Sachbericht und den zahlenmäßigen Nachweis zwischenspeichern. Nach Prüfung der Daten reichen Sie Ihren Zwischennachweis ein. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Zwischennachweis.

„Freiraum“ ist eine wiederkehrende Ausschreibung. In regelmäßigen Abständen wählt der Ausschuss zur Projektauswahl Projekte zur Förderung aus. Wenn Sie über den genauen Zeitpunkt der nächsten Förderrunde informiert werden wollen, abonnieren Sie gerne unseren Newsletter.

Der Fördervertrag wird mit der dann geförderten Einrichtung (z.B. der Hochschule) geschlossen. Die Stiftung zahlt die Fördermittel an die geförderte Einrichtung.

Nein, die Stiftung kann keine Overhead-Pauschale zur Verfügung stellen.