Nachweise

Wie wird der Zwischennachweis eingereicht?

Der Zwischennachweis ist im Portal einzupflegen, die Frist zur Einreichung endet am 30. April. Mitte März erhalten Sie einen automatischen Aufruf aus dem Portal.

Alle relevanten Informationen, Anleitungen und Vorlagen stellen wir auf unserer Website zur Verfügung. Die für Ihre Projektlaufzeit geltende Vorlage für den zahlenmäßigen Nachweis ist zwingend zu nutzen. Bitte laden Sie diese ausgefüllt an der markierten Stelle für den zahlenmäßigen Nachweis im Portal hoch.

Sie können den Sachbericht und den zahlenmäßigen Nachweis zwischenspeichern. Nach Prüfung der Daten reichen Sie Ihren Zwischennachweis ein. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Zwischennachweis.

Mittelanforderung

Wann können Fördermittel angefordert werden?

Fördermittel sind in der Regel im Voraus für die kommenden drei Monate anzufordern. Folgende Stichtage gelten für die genannten Zeiträume:

• 01. Februar = Januar bis inkl. März
• 01. April = April bis inkl. Juni
• 01. Juli = Juli bis inkl. September
• 01. Oktober = Oktober bis inkl. Dezember

Sie erhalten etwa 20 Tage vor den jeweiligen Stichtagen eine automatisierte Nachricht aus dem StIL-Portal, dass Sie eine Mittelanforderung einreichen können. Mittelanforderungen müssen bis spätestens 12 Uhr des Stichtages bei der Stiftung eingegangen sein (bitte nach dem Absenden im Portal nochmals speichern). Eine Mittelanforderung zu anderen Zeitpunkten ist nicht möglich.

Die Fördermittel, die für ein Kalenderjahr im Finanzierungsplan veranschlagt sind, müssen spätestens bis zum 01. Dezember angefordert werden, da sie andernfalls verfallen (siehe Förderbedingungen 4.2).

Wie können Fördermittel angefordert werden?

Pro Stichtag kann nur eine Mittelanforderung eingesendet werden. Sollten Sie eine Korrektur an einer bereits eingereichten Anforderung vornehmen müssen, schreiben Sie uns eine Nachricht über das StIL-Portal. Sofern die Anforderung noch nicht genehmigt wurde, können wir sie löschen, sodass Sie eine neue Anforderung eingeben können.

Im StIL-Portal finden Sie den Reiter „Mittelanforderung“. Dort tragen Sie die für die kommenden drei Monate benötigte Fördersumme, unterteilt in die Finanzpositionen Personalmittel, Sachmittel und Investitionen, und ggf. eine Referenz für den Verwendungszweck ein. Bitte beachten Sie, dass Sie die Fördersumme für das Kalenderjahr nicht überschreiten dürfen. Andernfalls ist eine Anforderung der Fördermittel nicht möglich. Speichern Sie Ihre Eingaben unten in der Eingabemaske ab, damit keine Eingaben verloren gehen. Sobald Sie alle Summen und Informationen eingegeben haben, können Sie die Mittelanforderung absenden. Sie erhalten im Anschluss eine automatisierte Bestätigung.

Wie kann der Verbleib von angeforderten, aber nicht verwendeten Mitteln begründet werden?

Haben Sie die angeforderten Mittel aus der letzten Mittelanforderung nicht vollständig verwendet, können Sie den Verbleib im Projekt beantragen. In diesem Fall ist kurz zu begründen, warum die Mittel nicht alsbaldig verausgabt werden konnten. Anschließend tragen Sie ein, wie Sie die verbliebenen Mittel einsetzen werden.

Wie ist mit einer Mittelanforderung umzugehen, wenn keine Mittel angefordert werden sollen?

Bitte beachten Sie, dass eine Mittelanforderung ohne Angabe von Summen technisch nicht möglich ist. Bitte schreiben Sie uns in diesem Fall eine kurze Nachricht über das StIL-Portal, dass Sie zum betreffenden Stichtag keine Mittel anfordern werden.

Wie lange dauert es von der Mittelanforderung bis zur Auszahlung von Fördermitteln?

Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig über das StIL-Portal eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach der Frist für die Mittelanforderung.

Sind die Fördermittel an Kalenderjahre gebunden?

Ja, im Sinne des Jährlichkeitsprinzips ist die Summe der Fördermittel, die laut des Finanzierungsplans auf ein Kalenderjahr entfällt, im betreffenden Jahr anzufordern. Ein Mittelübertrag in das Folgejahr ist nicht möglich. Während der Projektlaufzeit können Fördermittel nur innerhalb der für ein Kalenderjahr kalkulierten Summe zwischen den verschiedenen Finanzpositionen umdisponiert werden (siehe Abschnitt „Umdispositionen”).

Wie werden Fördermittel angefordert, wenn Umdispositionen geplant sind?

Die Fördermittel werden entsprechend der im Finanzierungsplan veranschlagten Summen angefordert. Umdispositionen sind bei der Mittelanforderung noch nicht anzugeben. Wenn Sie bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im Finanzierungsplan angegeben.

Bitte beachten Sie die Grenze zur Zustimmung von Umdispositionen von über 20% durch die Stiftung und dokumentieren alle Umdispositionen, die darunter liegen im Laufe des Jahres. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfängern.

Können Fördermittel über den Jahreswechsel hinaus verwendet werden?

Die Frist für die letzte Mittelanforderung des Jahres ist der 01. Dezember (bis 12 Uhr). Die Auszahlung der am 01. Dezember angeforderten Mittel erfolgt zum 30. Dezember. Die Verausgabung dieser Mittel kann unter den folgenden Bedingungen bis zum 31. März erfolgen: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Jahr 2022 geschlossen worden sein muss. Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung und Bezahlung im ersten Quartal des Folgejahres erfolgen. Der Zeitraum für die Verausgabung gilt aufgrund weiterhin vorliegender Lieferverzögerungen neben Sach- und Personalausgaben in diesem Jahr einmalig auch für Investitionsmittel. Über den 31. März hinaus ist eine Verwendung der Mittel aus dem Vorjahr nicht mehr möglich.

Fördermittel aus dem Jahr 2022, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert wurden, verfallen.

Umdispositionen

Welche Anpassungen sind – ausgehend vom Finanzierungsplan – während der Projektlaufzeit möglich?

Der geprüfte Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich. Verbundpartner können Fördermittel während der Projektlaufzeit nicht zwischen den Finanzierungsplänen verschieben.

Veränderungen von einzelnen Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie den Projektzielen dienlich sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, sofern die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Finanzpositionen ausgeglichen werden kann (Umdisposition). Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden.

Wie werden Umdispositionen mitgeteilt?

Umdispositionen von mehr als 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme, sind über das StIL-Portal bei der Stiftung zu beantragen. Dafür tragen Sie die entsprechenden Summen zunächst im Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ ein und senden uns anschließend eine Nachricht im Reiter „Pflichtmitteilungen”. Bitte begründen Sie die Umdisposition im Textfeld. Wird die Pflichtmitteilung genehmigt, kann die Umdisposition vorgenommen werden. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar. Ein Rechenbeispiel zur 20 Prozent-Regelung finden Sie in den Folien aus unserer Auftakveranstaltung auf Seite 19.

Können Ausgaben getätigt werden, die laut Finanzierungsplan nicht vorgesehen waren?

Ja, dabei ist analog zur Erstellung der Finanzierungspläne sicherzustellen, dass die Ausgaben nach den Förderbedingungen förderfähig sind und eindeutig dem Projekt zugeordnet werden können. Die aufgeführten Ausgabenposten müssen zur Erreichung der Projektziele notwendig sein. Eine Mitteilung an die Stiftung ist nicht notwendig.

Wie sind Anpassungen und Umdispositionen zu dokumentieren?

Die Begründungen werden pro Ausgabenposition in den Zwischennachweisen und dem Abschlussnachweis von der Stiftung eingefordert. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfängern.

Portal

Was ist bei der Pflege der Kontaktdaten zu beachten?

Bitte stellen Sie sicher, dass alle relevanten Ansprechpersonen im Reiter „Kontaktpersonen“ angegeben sind und dass die dort angegebenen Kontaktdaten aktuell sind. Beachten Sie hierzu unbedingt unsere Anleitung.

Gerade mit Blick auf Vertretungen und Abwesenheiten empfehlen wir, mindestens zwei Kontaktpersonen anzugeben.

Sonstiges

Wann ist die Stiftung wie zu nennen?

Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.

Der Weg zum Fördervertrag

Förderbeginn

Sind Projektstart und -ende festgelegt?

Ja, Projekte müssen zum 01. September 2022 beginnen. Eine kostenneutrale Verlängerung kann inhaltlich begründet im Projektverlauf beantragt werden. Für eine Verlängerung stehen nur die Mittel des letzten Kalenderjahres zur Verfügung, in dem das Projekt stattfindet.

Ab wann können Fördermittel verausgabt werden?

Fördermittel können ab dem 01. September 2022 verausgabt werden, sofern der Fördervertrag geschlossen ist. Vorbereitende Schritte wie der Beginn von Vergabeverfahren oder die Ausschreibung von Stellen sind möglich, solange keine Verträge geschlossen werden. Sollte es notwendig sein, Fördermittel schon vor dem Projektstart zu verwenden, zum Beispiel um Kosten für Stellenausschreibungen zu decken, handelt es sich um einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn. Dieser kann formlos per E-Mail an foerderung@stiftung-hochschullehre.de beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass darin die Notwendigkeit der vorzeitigen Maßnahme, der Projektbezug sowie die konkrete(n) Ausgabenposition(en) (Beschreibung und Summe) darzulegen sind. Nach Zustimmung durch die Stiftung können die jeweiligen Mittel mit der ersten Mittelanforderung zum 01. September 2022 ausgezahlt werden.

Voraussetzungen für den Fördervertrag

Bis wann müssen der überarbeitete Arbeits- und Finanzierungsplan eingereicht werden?

Um den Projektstart zum 01. September 2022 gewährleisten zu können, müssen der Arbeits- und Finanzierungsplan bis zum 27. Juli 2022 im StIL-Portal hochgeladen werden. Der Zugang zum Fördervertrag ist erst möglich, wenn die überarbeiteten Dokumente vorliegen und geprüft wurden. Die Prüfung durch die Stiftung findet fortlaufend in der Reihenfolge des Eingangs statt.

Welche Anpassungen an den Arbeits- und Finanzierungsplänen müssen vorgenommen werden?

Die Förderung Ihres Projekts startet zum 01. September 2022. Wir bitten Sie daher, Ihren Arbeitsplan und Ihren Finanzierungsplan so anzupassen, dass Ihr Projekt zu diesem Datum beginnt. In Bezug auf den Finanzierungsplan möchten wir Ihnen die folgenden allgemeinen Hinweise geben:

• Bitte überprüfen Sie, ob alle Angaben in der Kopfzeile der Excel-Tabelle vollständig und korrekt sind. Ihre Fördernummer finden im Portal auf der Übersichtsseite (blaue Nummer). Diese ist in der Zeile „Projektförderungs-ID“ einzutragen.
• Alle Beschreibungen und Begründungen für einzelne Ausgabenposten sind in der entsprechenden Spalte in der Excel-Tabelle einzutragen, nicht in den Anmerkungen im StIL-Portal.
• Bitte stellen Sie sicher, dass die Summen in der Excel-Tabelle mit den Summen im StIL-Portal übereinstimmen. Die maximale Gesamtfördersumme darf nicht überschritten werden. Diese finden Sie im StIL-Portal.

Zudem sind die Anmerkungen zu berücksichtigen, die Sie individuell zu Ihrem Finanzierungsplan von der Stiftung erhalten haben. In der Anleitung „Der Weg zum Fördervertrag“ finden Sie in einzelnen Schritten beschrieben, welche Angaben an welcher Stelle im Portal zu ergänzen bzw. anzupassen sind. Bitte nehmen Sie keine Änderungen am Finanzierungsplan vor, die nicht von Stiftung vorgeschlagen worden sind. Anpassungen sind bei Bedarf im Projektverlauf möglich (siehe unten, „Mittelverwendung”).

Was ist bei Verbundprojekten zu beachten?

Im Fall von Verbundprojekten ist das Vorliegen eines Kooperationsvertrages zwischen den Projektpartnern eine Voraussetzung für den Abschluss des Fördervertrags. Dieser Vertrag unterliegt keinen formalen Vorgaben unsererseits. Notwendig ist jedoch eine Erklärung der Hochschulleitung, dass ein Kooperationsvertrag geschlossen wurde und von der Stiftung eingesehen werden kann. Die entsprechende Vorlage steht im StIL-Portal zum Download bereit und ist nach der Unterzeichnung durch die Hochschulleitung wieder hochzuladen.

Kann der Fördervertrag verändert werden?

Nein. Der Fördervertrag ist von unserer Rechtsabteilung entworfen, vom BMBF geprüft und von unserem Aufsichtsgremium (Bund-Länder-Gremium) in dieser Fassung beschlossen worden. Er kann daher nicht geändert werden und wir bitten darum, den Fördervertrag in dieser Fassung zu zeichnen.

Wie und von wem wird der Fördervertrag unterzeichnet?

Der Fördervertrag muss nach Bereitstellung durch die Stiftung binnen zwei Wochen von der Hochschulleitung unterzeichnet werden. Die Unterzeichnung erfolgt digital und wird von einem Drittanbieter durchgeführt. Sie erhalten Informationen über alle notwendigen Schritte per E-Mail. Im StIL-Portal ist vorab eine E-Mailadresse für den Erstkontakt mit dem Drittanbieter zu hinterlegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Anleitung „Der Weg zum Fördervertrag“. Die Unterzeichnung des Vertrags auf Papier und die Zusendung auf dem Postweg ist nicht möglich.

Antragsphase

Antragstellung

Wer ist antragsberechtigt?

Alle Mitglieder einer Hochschule mit eigenständiger Lehrverantwortung, d.h. Hochschullehrer:innen und Mitarbeiter:innen, denen durch einen Arbeitsvertrag oder eine ausdrückliche Beauftragung Lehrverantwortung übertragen wurde, sowie Leitungen von lehrunterstützenden Service-Einrichtungen können Anträge einreichen.

Zur Einreichung eines Antrags benötigt die antragsberechtigte Person die Zustimmung ihrer Hochschule. Die Hochschulleitung bestätigt schriftlich die Unterstützung des Projekts. Andernfalls kann der Antrag nicht berücksichtigt werden.

Der Fördervertrag wird im Anschluss mit der Hochschule der antragsberechtigten Person geschlossen.

Aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit kann die Stiftung nur staatliche oder private Hochschulen fördern, die gemeinnützige Zwecke nach § 52 Abgabenordnung verfolgen und einen Freistellungsbescheid erlangt haben. Der Nachweis zur Steuerbegünstigung ist von privaten Hochschulen und außerhochschulischen Einrichtungen oder Vereinigungen bis zum 15.03.2022 im StIL-Portal einzureichen oder per E-Mail an foerderung@stiftung-hochschullehre.de vorzulegen. Andernfalls kann der Antrag nicht berücksichtigt werden.

Wer erhält die Fördermittel?

Der Fördervertrag wird mit der Hochschule geschlossen. Die Stiftung zahlt die Fördermittel an die Verwaltung der Hochschule aus.

Können Anträge für Verbundprojekte gestellt werden?

Ja, ein Verbundantrag besteht aus mehreren Personen, die gemeinsam einen Antrag einreichen und an unterschiedlichen Hochschulen tätig sind. Zur Einreichung eines Verbundantrags ist ein Letter of Intent der Verbundpartner:innen einzureichen. Dieser ist von allen Verbundpartner:innen zu unterzeichnen.

Verbundprojekte können auch mit außerhochschulischen Einrichtungen oder Vereinigungen durchgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass die jeweilige Organisation steuerbegünstigt sein und die Förderung von Studium und Lehre zu ihrem satzungsgemäßen Zweck gehören muss.

Die Hochschule der antragsberechtigten Person, die den Antrag bei der Stiftung einreicht, muss die Projektleitung eines Verbundprojektes übernehmen. Sie ist für die Einreichung und Verwaltung des Antrags im StIL-Portal verantwortlich und kann Verbundpartner:innen hinzufügen.

Die Stiftung schließt mit jeder Hochschule eines Verbundprojekts einen Fördervertrag. Die Fördermittel werden an jede Hochschule direkt überwiesen und nicht über die projektleitende Hochschule weitergeleitet.

Sind ausschließlich Personen von einer Hochschule in den Projektantrag involiert, d.h. sollen Fördermittel nur an eine Hochschule fließen, handelt es sich nicht um einem Verbundantrag, auch wenn die am Projektantrag beteiligten Personen beispielsweise an verschiedenen Fakultäten tätig sind.

Können Personen Projektanträge stellen, wenn sie selbst keine Lehrverantwortung haben?

Die Mitarbeit von Personen ohne eigenständige Lehrverantwortung in den geförderten Projekten ist ausdrücklich erwünscht. Wir fordern besonders dazu auf, die Partizipation von Studierenden, z.B. durch die Beantragung von Stellen für studentische Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Der Antrag muss allerdings von einem Mitglied der Hochschule entsprechend der o.g. Antragsberechtigung eingereicht werden. Mit den Projektanträgen können auch Personalstellen für Personen ohne Lehrverantwortung beantragt werden.

Kann eine Person einen Projektantrag stellen, ohne im Projekt mitzuarbeiten?

Ja, Personen mit eigenständiger Lehrverantwortung können beispielsweise Anträge einreichen und darüber Stellen für Mitarbeiter:innen (auch studentische Mitarbeiter:innen) beantragen, auch wenn sie selbst nicht am Projekt beteiligt sind oder nur eine beratende Funktion einnehmen.

Ist die Anzahl der Anträge pro Hochschule begrenzt?

Nein, pro Hochschule können mehrere Anträge eingereicht werden. Allerdings ist für jeden Antrag die jeweilige Bestätigung der Hochschulleitung zur Unterstützung im StIL-Portal hochzuladen.

Können Projekte mit einer anderen Laufzeit als neun, zwölf oder 25 Monate beantragt werden?

Nein, leider können keine Projekte mit anderen Laufzeiten gefördert werden.

Wann ist ein Antrag formal (un)gültig?

Die folgenden Dokumente sind vollständig ausgefüllt im StIL-Portal hochzuladen: Finanzierungplan, Arbeitsplan, Bestätigung der Hochschulleitung und Letter of Intent (bei Verbundanträgen). Für die Bestätigung der Hochschulleitung und den Finanzierungsplan sind ausschließlich unsere Vorlagen zu nutzen. Die Bestätigung der Hochschulleitung und der Letter of Intent müssen von den jeweils berechtigten Personen unterzeichnet sein. Bei der Erstellung des Arbeitsplans ist der maximale Umfang von zwei DIN-A4-Seiten in üblicher Schriftgröße und lesbarem Layout zu beachten. Wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, ist Ihr Antrag formal ungültig und wird nicht zur Begutachtung und Bewertung durch den Ausschuss zur Projektauswahl zugelassen.

Wie wird die Obergrenze von 600 formal gültigen Anträgen umgesetzt?

Anträge werden nach der Einreichung gemäß der oben genannten formalen Vorgaben geprüft. Anträge, die die formalen Vorgaben nicht erfüllen, werden aus dem weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Antragsteller:innen können ihre Anträge in der nächsten Auswahlrunde erneut einreichen.

Bei formaler Ungültigkeit von Anträgen erfolgt die Prüfung weiterer Anträge, bis die Anzahl von 600 formal gültigen Anträgen erreicht ist. Die Obergrenze teilt sich dabei folgendermaßen auf: Für eine Förderlaufzeit von neun oder zwölf Monaten werden die ersten 400 (formal gültigen) eingereichten Anträge und für eine Förderlaufzeit von 25 Monaten die ersten 200 (formal gültigen) Anträge berücksichtigt. Die zugelassenen 600 Anträge werden im Anschluss inhaltlich vom Ausschuss zur Projektauswahl begutachtet.

Wieso gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Anträge?

Die Stiftung hat das Ziel, im Rahmen der Ausschreibung „Freiraum 2022“ so früh wie möglich Fördermittel zur Verfügung zu stellen. Daraus entsteht ein relativ kurzer Zeitraum, in dem die Anträge inhaltlich begutachtet und bewertet werden können. Die Stiftung legt zugleich Wert auf eine wissenschaftsgeleitete, qualitätsbasierte Begutachtung der Anträge durch den Ausschuss zur Projektauswahl. Um den ehrenamtlich tätigen Mitgliedern des Ausschusses eine realistische Anzahl an Anträgen zu übermitteln, wurde in diesem Verfahren die Obergrenze eingeführt. Sie wird in dieser Auswahlrunde erprobt und kann in den folgenden Auswahlverfahren wieder aufgehoben werden. Anträge, die in dieser Förderrunde nicht berücksichtigt werden, können erneut eingereicht werden.

Richtet sich die Ausschreibung auch an Hochschulen außerhalb Deutschlands?

Nein. Die Stiftung kann Fördermittel ausschließlich an Hochschulen in Deutschland vergeben. Die Beteiligung internationaler Hochschulen an der Ausschreibung ist daher nur in Zusammenarbeit mit einer deutschen Hochschule möglich: Eine deutsche Hochschule kann unter Berücksichtigung der Regelungen des Vergaberechts Aufträge an Institutionen oder Firmen im Ausland vergeben.

Können Anträge auf Englisch eingereicht werden?

Anträge auf Englisch einzureichen ist möglich. Leider können wir die Ausschreibungsunterlagen zum jetzigen Zeitpunkt jedoch nicht auf Englisch anbieten.

Wie wird die antragsberechtigte Person im StIL-Portal hinterlegt?

Die Prüfung der Antragsvoraussetzungen seitens der Stiftung bezieht sich auf die Person, die im StIL-Portal unter dem Reiter „Kontaktperson für fachliche Fragen“ (im Bereich Projektförderung) angegeben ist. Hier muss demnach zwingend ein antragsberechtigtes Mitglied der Hochschule bzw. der jeweiligen Organisation hinterlegt sein.

Die Person, die als Kontaktperson für fachliche Fragen hinterlegt ist, muss nicht identisch sein mit der Person, die den Antrag im StIL-Portal angelegt hat. Im Reiter „Kontaktperson für fachliche Fragen“ ist es möglich, entweder die/den Accountinhaber:in zu erfassen (Abschnitt „Kontaktperson: Benutzer:in festlegen“), die den Antrag initial angelegt hat oder Kontaktpersonen ohne Zugang zum Portal zu hinterlegen (Abschnitt „Weitere Kontaktpersonen für fachliche Fragen“).

Sollten im Abschnitt „Weitere Kontaktpersonen für fachliche Fragen“ mehrere Personen angegeben werden, bezieht sich die Prüfung auf die in der Tabelle erstgenannte Person (erste Zeile von oben).

Kann der Projektstart vom 01.07.2022 abweichen?

Nein, für alle drei Laufzeiten (neun, zwölf und 25 Monate) ist der Projektstart am 01.07.2022 verbindlich.

Ich kann mich mit meinem alten Account nicht einloggen, wo liegt der Fehler?

Wenn Sie im Rahmen der Förderbekanntmachung 2020 (FBM2020) einen Antrag bei uns eingereicht haben und Ihr Antrag nicht zur Förderung ausgewählt wurde, dann haben Sie derzeit keinen Account mehr bei uns und erstellen bitte einen neuen Account zur Antragstellung im Rahmen von Freiraum 2022.

Wie kann ich in Erfahrung bringen, wie viele Anträge bereits eingegangen sind bzw. wann die Obergrenze erreicht ist?

Die Stiftung wird zur Anzahl der eingereichten Anträge über ihre Website und ihren Twitter-Kanal kommunizieren, wenn 75 Prozent der möglichen Anträge eingereicht sind.

Die vom StIL-Portal vergebene Nummerierung dient nur der Zuordnung der Anträge zu User:innen des Portals und ist nicht aussagekräftig in Bezug auf die Reihenfolge des Antragseingangs. Zudem wird die Stiftung informieren, wenn eine Einreichung vor dem 15.03.2022 nicht mehr möglich sein sollte, weil die Obergrenze bereits erreicht ist.

Gibt es Mindestanforderungen an das Format des Arbeitsplans?

Für den Arbeitsplan gibt es außer der Seitenbegrenzung (maximal zwei DIN-A4-Seiten in üblicher Schriftgröße und lesbarem Layout) keine formalen Vorgaben. Unsere Definition lautet: Der Arbeitsplan stellt die Umsetzungsplanung des Projektantrags dar. Aus dem Arbeitsplan sollte deutlich hervorgehen, welche Arbeitspakete durch wen und in welcher Reihenfolge umgesetzt werden, damit die Projektziele erreicht werden können.

Weiteres Verfahren

Wie ist der inhaltliche Projektantrag zu gestalten?

Der inhaltliche Projektantrag wird direkt ins StIL-Portal eingegeben. Es ist kein Dokument hochzuladen. Im Portal ist die Projektbeschreibung anhand der folgenden Fragen einzutragen:

• Bitte erläutern Sie die für Ihr Projekt relevante Ausgangslage im Bereich Studium und Lehre an Ihrer Hochschule. (max. 1200 Zeichen)
• Bitte erläutern Sie, welche zentralen Herausforderungen und Problemstellungen Ihr Projekt adressiert. (max. 800 Zeichen)
• Bitte beschreiben Sie Ihr Projektvorhaben, die darin vorgesehenen Maßnahmen und die Projektziele. (max. 4000 Zeichen)
• Bitte beschreiben Sie, welchen Beitrag das Projektvorhaben zur Veränderung der beschriebenen Ausgangslage/Problemstellung haben soll. (max. 1500 Zeichen)
• Nur für Verbundanträge: Bitte erläutern Sie, warum das Projektziel durch die gemeinsame Durchführung erreicht wird und warum die Zuordnung der beteiligten Personen und Arbeitspakete sinnvoll ist: (max. 1500 Zeichen)

Die Zeichenbegrenzungen sind inklusive Leerzeichen zu verstehen.

Bis wann und wie sind die Antragsunterlagen einzureichen?

Antragsunterlagen sind bis spätestens zum 15.03.2022, 23:59 Uhr (ausschließlich digital) über das StIL-Portal einzureichen. Diese Antragsfrist gilt als Ausschlussfrist. Sollte die Obergrenze von 600 formal gültigen Anträgen früher erreicht sein, ist die Einreichung weiterer Anträge ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

Wie werden die Projekte ausgewählt?

Die Projekte werden in einem wissenschaftsgeleiteten, qualitätsbasierten Verfahren ausgewählt. Zunächst werden die Projekte formal sowie hinsichtlich der eingereichten Finanzierungspläne durch die Geschäftsstelle der Stiftung geprüft. Die anschließende Auswahl obliegt dem Ausschuss zur Projektauswahl, der aus 13 wissenschaftlichen Mitgliedern (inkl. Studierenden) und sechs Verterter:innen aus Bund und Ländern besteht. Die wissenschaftlichen Mitglieder begutachten zunächst die einzelnen Projekte anhand festgelegter Auswahlkriterien und ziehen dabei externe Expert:innen beratend hinzu. Die anschließende Bewertung erfolgt ebenfalls durch die wissenschaftlichen Mitglieder des Ausschusses zur Projektauswahl, die sich für eine Empfehlung der zu fördernden Projekte aussprechen. Die Entscheidung über die Förderung trifft schließlich der Ausschuss zur Projektauswahl in seiner Gesamtheit.

Nach welchen Kriterien werden die Projekte ausgewählt?

Für die inhaltliche Bewertung durch die wissenschaftlichen Mitglieder wird der Ausschuss zur Projektauswahl die in der Ausschreibung Freiraum 2022 definierten Kriterien wie folgt operationalisieren.

Diese Operationalisierung dient zur Orientierung für die Antragsteller:innen. In den Anträgen müssen jedoch nicht alle Aspekte vollständig und gleichermaßen enthalten sein; sie stellen keine notwendige Struktur für die Anträge dar.

1. Innovationgrad
   • Neuheit und Ambitioniertheit des Ansatzes im Lehrkontext
   • Ebene der Innovation: insbesondere Lehrveranstaltung bzw. Modulebene
   • Stets zu beurteilen im Kontext des Stands der jeweiligen Lehrveranstaltung
2. Einbindung von Studierenden
   • Einbindung von Studierenden in den Beantragungsprozess und/oder
   • Einbindung von Studierenden bei der Umsetzung des Projekts
3. Nachhaltigkeit
   • Transferpotential der Projekterkenntnisse in andere Lehrkontexte
   • Möglichkeit der Verstetigung des Projekts
   • Überzeugende Darlegung des Anknüpfens und Lernens aus anderen Lehrkontexten
4. Didaktische und organisationale Schlüssigkeit
   • Machbarkeit des Projekts
   • Stringenz des Arbeitsplans
   • Reflexion der Arbeitskultur
   • Angemessenheit des Finanzierungvolumens
5. Wirksamkeitsprüfung
   • Darstellung von Wirkannahmen und Konzepte zu deren Überprüfung
   • Qualität der offenen Fragen, die das Projekt adressiert
   • Berücksichtigung der Heterogenität der Studierenden
   • Reichweite der Lehrveranstaltung
   • Angenommene Strahlkraft des Projekts bei erfolgreicher Umsetzung

Der Ausschuss zur Projektauswahl wird bei der Entscheidung über die Förderung zudem die Breite der Hochschullandschaft berücksichtigen und beachten, dass spezifische Hochschulen oder Hochschultypen in einem ausgewogenen Verhältnis gefördert werden.

Wann und wie werden die Projekte über die Förderung informiert?

Die Entscheidung über die Förderung wird Mitte Mai 2022 getroffen. Die Antragsteller:innen, deren Projekte gefördert werden können, werden per E-Mail durch die Stiftung informiert.

Wie geht es nach der Entscheidung über die Förderung des Projekts weiter?

Nach der Entscheidung über die Förderung des Projekts wird ein Fördervertrag ausgestellt und von der Hochschulleitung unterzeichnet. Die Fördermittel werden durch den Fördervertrag zugesprochen. Ein Zuwendungsbescheid ergeht nicht.

Mit dem unterzeichneten Fördervertrag können ab dem 1. Juli 2022 Fördermittel angefordert werden. Über das Anforderungsverfahren wird rechtzeitig informiert.

Wann ist mit der nächsten Runde der „Freiraum“-Ausschreibung zu rechnen?

„Freiraum“ ist eine wiederkehrende Ausschreibung. In regelmäßigen Abständen wählt der Ausschuss zur Projektauswahl Projekte zur Förderung aus. Wenn Sie über den genauen Zeitpunkt der nächsten Förderrunde informiert werden wollen, abonnieren Sie gerne unseren Newsletter.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist unklar, ob die Rahmenbedingungen der nächsten Runde der „Freiraum“-Ausschreibung identisch mit denen der „Freiraum 2022“-Ausschreibung sein werden. Im Portal bereits angelegte bzw. eingereichte Anträge für die „Freiraum 2022“-Ausschreibung können nicht im Portal verbleiben und dann in der nächsten Runde weiter bearbeitet bzw. eingereicht werden.

Welche Schritte können vor dem Projektbeginn vorbereitet werden?

Mit der Vorbereitung von Vergabeverfahren kann bereits vor dem festgelegten Projektbeginn begonnen werden. Stellen dürfen auf Kosten der Hochschule bereits ausgeschrieben werden. Verträge dürfen erst zum Projektbeginn geschlossen werden.

Finanzierungsplan

Was ist bei der Einreichung des Finanzierungsplans zu beachten?

Für die Erstellung des Finanzierungsplans ist ausschließlich die von der Stiftung zur Verfügung gestellte Vorlage zu nutzen. Bitte berücksichtigen Sie die dazugehörige Anleitung. Besonders zu beachten ist außerdem das Muster, welches beispielhafte Ausgabenposten enthält, an denen sich die Antragsteller:innen bei der Erarbeitung des Finanzierungsplans orientieren sollten. Geprüft werden nur Finanzierungspläne, die anhand der Vorlage der Stiftung erstellt wurden.

Im Finanzierungsplan sind nur Ausgabenposten aufzuführen, die nach den Förderbedingungen zu „Freiraum 2022“ förderfähig sind und eindeutig dem Projekt zugeordnet werden können. Die aufgeführten Ausgabenposten müssen zur Erreichung der Projektziele notwendig sein.

Der Finanzierungsplan gliedert sich in drei Finanzpositionen: Personalmittel, Sachmittel und Investitionen. Innerhalb der Finanzpositionen sind einzelne Ausgabenposten präzise, nachvollziehbar und überschneidungsfrei aufzuführen. Pro Ausgabenposten ist eine neue Zeile in der Vorlage zu verwenden. Wird ein Ausgabenposten mehrfach beantragt, kann dies in einer Zeile zusammengefasst werden. Wenn zu beschaffende Gegenstände ihren Wert nur als Einheit entfalten und unter einem einheitlichen Begriff zusammengefasst werden, können diese im Finanzierungsplan als Paket beantragt werden.

Die beantragten Summen, die in der Vorlage zum Finanzierungsplan und im StIL-Portal angegeben werden, müssen identisch sein. Sollten sie sich unterscheiden, nutzt die Stiftung die Summen im StIL-Portal im Bereich Projektförderung.

Was ist bei Finanzierungsplänen von Verbundprojekten zu beachten?

Alle Verbundpartner:innen reichen einen eigenen Finanzierungsplan ein. Die einzelnen Finanzierungspläne werden anschließend im StIL-Portal automatisiert zu einem Gesamtfinanzierungsplan zusammengefasst. Der Gesamtfinanzierungsplan kann im Portal von der projektleitenden Hochschule eingesehen werden. Sie hat daher die Aufgabe, diesen nach Einreichung aller Finanzierungspläne auf Verbundebene zu prüfen. Eine Abstimmung auf Verbundebene wird empfohlen, auch wenn jede Hochschule ihren Finanzierungsplan im Portal selbstständig einreicht.

Können Eigenmittel ins Projekt eingebracht werden?

Die genehmigten Fördermittel dienen der Deckung von Ausgaben, die für das Projekt zwingend erforderlich sind und werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss zur Vollfinanzierung gewährt. Eigenmittel der Antragsteller:in können grundsätzlich in das Projekt eingebracht werden, sind allerdings als solche bereits im Antrag auszuweisen.

Sind Kosten nach dem Projektende förderfähig?

Gefördert werden nur projektbezogene Aufwendungen innerhalb der Projektlaufzeit. Folgekosten nach Projektablauf werden nicht übernommen, sondern müssen durch Eigenmittel der Hochschule getragen werden. Werden Verträge über die Projektlaufzeit hinausgehend geschlossen, muss die geförderte Organisation grundsätzlich nach Projektende die Kosten für die Restlaufzeit der geschlossenen Verträgen übernehmen.

Können Fördermittel weitergegeben oder weitergeleitet werden?

Nein, die Weitergabe und Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte ist nicht zulässig. Bei einer Zusammenarbeit mit Dienstleistern o.ä., die nicht Teil des Projekts sind, ist es möglich, projektbezogene Ausgaben zu erstatten (z.B. Reisekosten).

Was ist bei Vergaben zu beachten?

Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Regelungen des Vergaberecht zu beachten. Die Stiftung kann weder vergaberechtliche Prüfungen noch Beratungen anbieten. Die Verantwortung für die Einhaltung des Vergaberechts und der Durchführung korrekter Vergabeverfahren liegt bei den Hochschulen.

Innerhalb eines Verbundprojekts dürfen keine Aufträge an Verbundpartner:innen vergeben werden.

Kommen für die Beschaffung von Hilfsmitteln und Gegenständen unterschiedliche Möglichkeiten in Betracht (Kauf, Miete, Leasing, Mietkauf, o.ä.), ist vor der Beschaffung zu prüfen, welche Form der Beschaffung die wirtschaftlichste ist. Bestehende Rahmenverträge der Hochschule können grundsätzlich genutzt werden, allerdings ist zu dokumentieren, dass deren Nutzung wirtschaftlicher als die singuläre Beschaffung ist.

Wie sind Eigenmittel im Antrag anzugeben?

Eigenmittel sind stets transparent darzulegen. Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor:

Nehmen Sie Eigenmittel als einen eigenen Posten im ersten Blatt des Finanzierungsplans (Excel) auf und teilen Sie die Summe auf die Jahre auf. Weisen Sie zusätzlich im Portal unter „Anmerkungen zum Finanzierungsplan“ (Reiter „Finanzierungsplan“ im Bereich „Projektförderung“) und unter „Bitte beschreiben Sie Ihr Projektvorhaben, die darin vorgesehenen Maßnahmen und die Projektziele“ (Reiter „Angaben zum Projektvorhaben“ im Bereich „Antragsverwaltung“) auf die eingebrachten Eigenmittel hin.

Finanzposition „Personalmittel“

Was ist in Bezug auf die Finanzposition „Personalmittel“ zu beachten?

Die Entscheidung über die Einstellung von Personen liegt generell bei der antragstellenden Hochschule bzw. Einrichtung. Personalmittel sind nur für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse förderfähig. Personalkosten werden in Höhe der tatsächlichen Arbeitgeberbruttokosten auf Grundlage des jeweils gültigen Tarifvertrags übernommen.

Im Finanzierungsplan kann die jeweilige Entgeltgruppe und Erfahrungsstufe eingetragen werden, wenn bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung feststeht, welche Person Stellen im Projekt erhalten soll („bekanntes Personal“). Für unbekanntes Personal wird pauschal die Erfahrungsstufe 4 angesetzt. Werden im Finanzierungsplan pauschale Angaben für unbekanntes Personal gemacht, so erhöht sich die Fördersumme nicht, wenn die eingestellten Mitarbeiter:innen in einer höheren Entgeltgruppe oder Erfahrungsstufe eingestellt werden. Gastprofessuren sind nach den landesspezifischen W-Besoldungen zu vergüten. Zusätzliche Honorare für beschäftige Mitarbeiter:innen können nicht gefördert werden.

Für Personal, welches nach Entgeltgruppe E12 oder höher vergütet wird, ist im Finanzierungsplan eine Aufgabenbeschreibung vorzunehmen. Die Aufgabenbeschreibung sollte mehrere Stichpunkte zu den Tätigkeiten des/der Mitarbeiter:in im Projekt enthalten. Eine Stellenbezeichnung (z.B. wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in) ist nicht ausreichend. Aus dem Arbeitsvertrag muss der Projektbezug eindeutig hervorgehen.

Wie sind studentische Mitarbeiter:innen aufzuführen?

Studentische Mitarbeiter:innen sind als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte unter dem „Tarifpersonal“ in der Finanzposition „Personalmittel“ aufzuführen und in eine Entgeltgruppe entsprechend dem Tarifvertrag einzugruppieren. Ist eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung studentischer Mitarbeiter:innen an Ihrer Hochschule nicht umsetzbar, können diese unter der Finanzposition „Sachmittel“ aufgeführt werden. Die Grundlage für die Kalkulation dieses Ausgabenpostens ist der an der jeweiligen Hochschule übliche Stundensatz.

Können an der Hochschule beschäftigte Personen im Projekt mitarbeiten?

Sollen an der Hochschule dauerhaft beschäftigte Mitarbeiter:innen (grundfinanziertes Personal) im Projekt mitarbeiten und dafür freigestellt werden, so finanziert die Stiftung die Aufwendungen für Ersatzpersonal, d.h. für das Personal, das für die Projektlaufzeit die Aufgaben der grundfinanzierten Person übernimmt.

Wird eine Stelle sowohl über Projektmittel als auch Grundmittel finanziert, sind die Stellenanteile getrennt zu bewirtschaften. Die jeweiligen Stellenanteile sind in der Arbeitsplatzbeschreibung klar voneinander abzugrenzen. Der Stellenanteil, der durch Fördermittel vergütet wird, muss zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden.

Können Promotionsstellen gefördert werden?

Die Berücksichtigung wissenschaftlicher Methoden und Erkenntnisse sollte inhärenter Bestandteil von jedem Projektvorhaben sein. Ebenso begrüßt die Stiftung die Kooperation mit Forschungsprojekten, sofern daraus ein Gewinn für das Projektvorhaben resultiert. Aufgrund der kurzen Projektlaufzeiten können jedoch keine Promotionsstellen gefördert werden. Eine Verwendung der Projektergebnisse im Rahmen von Qualifikationsarbeiten an der Hochschule ist jedoch möglich.

Finanzposition „Sachmittel“

Was ist in Bezug auf die Finanzposition „Sachmittel“ zu beachten?

Grundsätzlich ist für die Durchführung des geförderten Projekts die Grundausstattung der Hochschule zu nutzen (z.B. Räumlichkeiten und Rechenzentren). Sollte eine Nutzung der vorhandenen Ausstattung nicht möglich oder nicht wirtschaftlich sein, ist dies zu begründen. Mit Fördermitteln beschaffte Gegenstände sind zur Erreichung der Projektziele zu verwenden.

Als Sachmittel abrechenbar sind Verbrauchsmaterialien, Reisekosten für Reisen im In- und Ausland (z.B. für Tagungen, Fortbildungen oder Projekttreffen), Aufträge (z.B. für Lehrbeauftragte, externe Referent:innen oder IT-Entwicklung), Teilnahmegebühren (z.B. für Tagungen oder Fortbildungen), Kosten für Veranstaltungen (z.B. Catering oder Raummieten) und IT-Lizenzen (z.B. für lehrrelevante Software oder Datenbanklizenzen).

Die Stiftung gibt keine Höchstsätze für einzelne Ausgabenposten vor. Für alle Ausgaben gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Sie müssen zur Erreichung der Projektziele notwendig sein.

Kann eine Sachmittelpauschale beantragt werden?

Es ist möglich, eine Pauschale für Sachmittel von bis zu 5 Prozent der Personalmittel zu beantragen. Die Höhe der Sachkostenpauschale ist durch die Antragsteller:innen möglichst realistisch zu kalkulieren.

Wird die Pauschale genutzt, sind die einzelnen Ausgabenposten im Finanzierungsplan nicht auszuführen. Werden zusätzlich zu der Sachmittelpauschale weitere Ausgabenposten unter der Finanzposition ‘Sachmittel’ aufgeführt, wird die Stiftung in der Prüfung der Finanzierungspläne die Sachmittelpauschale nicht genehmigen. Im Projektverlauf werden die tatsächlich entstandenen Kosten anhand der Nachweise abgerechnet, sofern die Ausgabenposten förderfähig sind.

Investitionsmittel

Was ist in Bezug auf die Finanzposition „Investitionsmittel“ zu beachten?

Übersteigt der Anschaffungs- oder Herstellungswert eines Gegenstandes 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) ist dieser Gegenstand der Finanzposition „Investitionsmittel“ zuzuordnen und zu inventarisieren.

Welche Ausgaben sind nicht förderfähig?

Die Stiftung fördert keine Projektpauschale bzw. Overhead-Kosten und keine Grundausstattung. Im Sinne des Subsidiaritätsprinzips ist der Fördermittelempfänger angehalten, Eigenmittel vorrangig einzusetzen. Kosten außerhalb des Zuwendungszwecks (der Projektziele) können nicht übernommen werden. Grundsätzlich nicht förderfähig sind:

• Baumaßnahmen,
• Innerdeutsche Flugreisen,
• Geschenke, Präsente, Prämien, Gutscheine,
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie
• Kautionen oder Provisionen.