FAQ zur FBM2020 - Stiftung Innovation in der Hochschullehre

FAQ zur FBM2020

Hinweise zu aktuellen Themen der Förderung „Hochschullehre durch Digitalisierung stärken“

Themen

Zwischennachweis 2021
Mittelabruf
Mittelverwendung
- Mittelverwendung unter Berücksichtigung eines Jahreswechsels
- Dokumentation der Mittelverwendung
Sonstiges

Auf diesen Seiten finden Sie Fragen und Antworten zu aktuellen Themen der FBM2020. Haben Sie Rückfragen, die Sie in unseren FAQ nicht finden? Dann wenden Sie sich bitte per Mail an das Team Projektförderung.

Diese Seite wird fortlaufend aktualisiert. Ergänzungen sind kursiv gesetzt. Kürzliche Änderungen:

04.05.2022
- neu: Wann ist die Stiftung wie zu nennen?
26.04.2022
- korrigiert: Müssen die Zwischennachweise durch eine Prüfungseinrichtung bestätigt werden?
12.04.2022
- neu: Wie kann der Verbleib von abgerufenen, aber nicht verwendeten Mitteln begründet werden?
- neu: Wie ist mit einem Mittelabruf umzugehen, wenn keine Mittel abrufen werden sollen?
25.03.2022
01.03.2022
- Reihenfolge und thematische Gliederung überarbeitet
28.02.2022
09.02.2022
- neu: FAQs zum Zwischennachweis 2021

Zwischennachweis 2021

Formalia zum Zwischennachweis 2021

Bis wann muss der Zwischennachweis 2021 eingereicht werden?

Der Zwischennachweis muss bis zum 31.03.2022 (23:59 Uhr) digital über das StIL-Portal eingereicht werden. Die für den Zahlenmäßigen Nachweis bereitgestellte Vorlage ist zwingend zu nutzen.

Während der Zahlenmäßige Nachweis unter Nutzung der hier bereitgestellten Vorlage im StIL-Portal hochzuladen ist, wird der Sachbericht über Textfelder direkt im StIL-Portal eingegeben. Sobald das technisch möglich ist, werden wir darüber informieren.

Die Vorlage ist zwingend zu nutzen. Bitte laden Sie diese ausgefüllt im StIL-Portal an der markierten Stelle für den Zahlenmäßigen Nachweis hoch. Wir benötigen keine unterschriebene Fassung. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu.

Wie können Fragen zur Erstellung des Zwischennachweises an die Stiftung gestellt werden?

Bitte senden Sie ihre Fragen schriftlich über das StIL-Portal an die Stiftung und schauen Sie regelmäßig in die FAQ. Diese werden bei Bedarf aktualisiert. In den FAQ wird auch zeitnah kommuniziert, ab wann eine telefonische Sprechstunde zum Zwischennachweis 2021 angeboten wird.

Die Zwischenberichte können erst nach ihrer vollständigen Einreichung durch die Stiftung geprüft werden.

Müssen Verbundprojekte einen gemeinsamen Sachbericht und Zahlenmäßigen Nachweis einreichen?

Nein, jeder Verbundpartner ist als eigenständiger Vertragspartner der Stiftung rechenschaftspflichtig und muss einen eigenständigen Zwischennachweis einreichen, der die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des jeweiligen Finanzierungsplans summarisch enthält. Zudem muss auch jeder Verbundpartner einen eigenen Sachbericht einreichen.

Jedoch wird eine Abstimmung zwischen den Verbundpartnern bzgl. der Darstellung des Projektes im Sachbericht empfohlen. Die Koordination liegt in der Verantwortung der federführenden Hochschule. Alle Verbundpartner sind verpflichtet, sich daran umfassend zu beteiligen.

Muss mit dem Zwischennachweis 2021 eine Inventarliste eingereicht werden?

Nein. Die Stiftung hat die Inventarliste mit der Vorlage zum ersten Zahlenmäßigen Nachweis zur Verfügung gestellt, um den Fördermittelempfängern die laufende Dokumentation zu erleichtern. Die Inventarliste muss erst zum Abschlussnachweis eingereicht werden.

Muss mit dem Zwischennachweis 2021 eine Belegliste eingereicht werden?

Nein, die Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis entspricht einer Belegliste. Die Einreichung einer weiteren Belegliste ist nicht notwendig und nicht möglich.

Wie geht es nach der Einreichung des Zwischennachweises 2021 weiter?

Die Zwischennachweise werden von der Stiftung geprüft. Sollten dabei Rückfragen entstehen, werden die betroffenen Projekte kontaktiert. Nach Abschluss der Prüfung der Zwischennachweise erhalten alle Projekte eine Rückmeldung. Bitte sehen Sie vor der Rückmeldung der Stiftung von Nachfragen zum Zwischenbericht ab.

Unter Berücksichtigung der Prüfergebnisse werden in Anlehnung an VV Nr. 11 zu § 44 Abs. 1 BHO ausgewählte Projekte einer vertieften Prüfung unterzogen. Die ausgewählten Projekte werden rechtzeitig über das damit zusammenhängende Verfahren informiert.

Müssen die Zwischennachweise durch eine Prüfungseinrichtung bestätigt werden?

Während der Projektlaufzeit können die Zwischennachweise auch ohne Prüfung eingereicht werden. Soweit eine Prüfungseinrichtung vorhanden ist, sind die Abschlussnachweise nach der Durchführung des Projekts von dieser zu prüfen und zu bestätigen.

Wer kann (technisch) den Zwischenbericht 2021 im StIL-Portal hochladen?

Der Sachbericht 2021 und der zahlenmäßige Nachweis 2021 können von jeder Person, die Lese- und Schreibrechte für das Projekt hat, ausgefüllt bzw. hochgeladen werden.

Wie ist der Zwischennachweis 2021 im StIL-Portal einzureichen?

Nutzen Sie zum Einpflegen des Zwischennachweises 2021 bitte den Reiter „Nachweise“ sowie „Ausgaben und Umdispositionen“.

Im Reiter „Nachweise“ können Sie per Klick auf „Erstellen Sie hier einen neuen Datensatz“ einen neuen Zwischennachweis anlegen. Sie haben dann die Möglichkeit über die Textfelder im Portal die entsprechenden Informationen zum Sachbericht einzupflegen.

Die Excel-Vorlage und ein Muster sowie eine Anleitung für den Zahlenmäßigen Nachweis haben wir auf unserer Website zur Verfügung gestellt. Die Vorlage ist zwingend zu nutzen. Bitte laden Sie diese ausgefüllt an der markierten Stelle für den Zahlenmäßigen Nachweis hoch.

Sie können den Sachbericht und den Zahlenmäßigen Nachweis zunächst zwischenspeichern. Nach Prüfung der Daten reichen Sie Ihren Zwischennachweis ein. Bitte beachten Sie, dass Sie den Zwischennachweis erst einreichen können, wenn alle Informationen zum Sachbericht eingegeben und der Zahlenmäßige Nachweis hochgeladen wurde. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen auch keine Unterschrift auf dem Zwischennachweis. Der Zwischennachweis für das abgeschlossene Kalenderjahr 2021 ist bis zum 31. März 2022 einzureichen.

Bitte geben Sie anschließend im Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ im StIL-Portal einmalig und in Summe (bitte keine Einzelpositionen!) für das Förderjahr 2021 die entstandenen Ausgaben und getätigten Umdispositionen ein. Damit wird das Reporting im Reiter „Fördermittelstatus“ aktualisiert und Sie können auf einen Blick sehen, ob noch Mittel aus 2021 vorhanden sind. Die Rückzahlung dieser Mittel wird die Stiftung nach Abschluss der Prüfung der Zwischennachweise bei Ihnen anfordern. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Möglichkeit zur Verlängerung der Verausgabung der Investitionsmittel aus 2021 in dem Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ im Bereich „Ausgaben“ in einer zusätzlichen Zeile, in der Spalte „Investitionen“ die Gesamtsumme der projektspezifischen Investitionen, die bis zum 30. Juni 2022 verausgabt werden, angeben. Neben der Gesamtsumme ist in dem Feld „Bemerkungen“ ebenso die Formulierung „Verausgabung bis 30.06.2022“ sowie eine kurze Darstellung der unverschuldeten Verzögerung aufzunehmen. Zusätzlich ist die Upload Möglichkeit in der Spalte „Beleg“ zu nutzen, um alle Kostenvoranschläge (in einer PDF-Datei zusammengeführt) hochzuladen. Bitte beachten Sie an dieser Stelle die auf unserer Website bereitgestellte Anleitung.

Sollten sich bei der Prüfung der Nachweise seitens der Stiftung Fragen ergeben, kommen wir auf Sie zu.

Muss der digital einzureichende Zwischennachweis 2021 unterschrieben werden?

Nein, eine Autorisierung des Zwischennachweises ist nicht notwendig. Senden Sie uns den Nachweis bitte NICHT per E-Mail oder Post zu.

Ist eine Fristverlängerung zur Einreichung des Zwischennachweises möglich?

Nein, eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Bitte reichen Sie den Zwischennachweis bis zum 31.3.2022 ein. Wir behalten uns vor, den Mittelabruf vom 01.04.2022 erst nach Eingang des Zwischennachweises freizugeben.

Wann ist die Rückzahlung der verbliebenen Fördermittel aus 2021 zu tätigen?

Auch wenn Ihnen bereits bekannt ist, dass nicht alle Fördermittel aus 2021 verausgabt werden, warten Sie (sofern Sie die Rückzahlung noch nicht zur Freigabe an StIL eingereicht haben) bitte mit der Rückzahlung bis nach der Prüfung der Zwischennachweise. Eine Angabe der Rückzahlung im Zwischennachweis ist nicht notwendig. Im Tabellenblatt „Einnahmen_Rückzahlungen“ bitte die Tabelle „Rückzahlungen“ frei lassen.

Bitte warten Sie auch nach Einreichung des Zwischennachweis mit der Rückzahlung.

Sofern sich bei der Prüfung der Zwischennachweise die Notwendigkeit einer Rückzahlung ergibt, versendet die Stiftung eine Aufforderung. Diese bestätigen Sie dann, um die Daten final im System abzulegen und den Buchungsbeleg für die Rückzahlung zu erzeugen.

Dies gilt nur für die nicht verausgabten Fördermittel aus 2021.

Die Einreichung des Zwischennachweis ist ohne getätigte Rückzahlung möglich.

Muss ich auf die Bestätigung der bereits eingereichten Rückzahlungen warten, bevor ich den Zwischennachweis abschicken kann?

Vielen Dank, dass Sie bereits eine Rückzahlung eingereicht haben. Eine Prüfung und Freigabe durch die Stiftung ist vor Einreichungsfrist des Zwischennachweis nicht möglich.

Bitte warten Sie NICHT mit der Einreichung des Zwischennachweis. Die Frist 31.03.2022 ist in jedem Fall einzuhalten.

Die Einreichung des Zwischennachweis ist ohne die beantragte Rückzahlung möglich. Bitte geben Sie die Rückzahlung bereits im Zwischennachweis an und nutzen Sie das Feld „Zahlungsgrund/ Belegtext“ und geben Sie dort folgenden Hinweis an „Rückzahlung bereits eingereicht. Bestätigung durch StIL ausstehend“. Die Felder „Tag der Zahlung“, „Belegnummer“ und „Belegdatum“ können Sie leer lassen.

Inhalt des Zwischennachweis 2021

Muss jeder Ausgabenposten im Zwischennachweis berücksichtigt werden?

Ja, jeder Ausgabenposten ist in den Zwischenbericht einzubringen und ist vor dem Hintergrund der Erreichung der beantragten und genehmigten Projektziele zu erläutern.

Wie ist mit Ausgabenposten zu hochschulinternen Fonds/ Wettbewerben im Zwischennachweis 2021 umzugehen?

Die in den genehmigten Finanzierungsplänen unter der Finanzposition Sachmittel in der Regel in einem Ausgabenposten zusammengefassten Fördermittel für hochschulinterne Fonds/Wettbewerbe können innerhalb des Finanzierungsplans auch dann in einem Ausgabenposten verbleiben, wenn die hochschulinternen Projekte damit Ausgaben tätigen, die in andere Finanzpositionen fallen. Die Ausgabenposten für hochschulinterne Fonds/Wettbewerbe werden somit in der Berechnung der Höhe der Umdisposition nicht wirksam.

Die Einordnung der Ausgaben der hochschulinternen Projekte in die tatsächlichen Finanzierungsposten ist im Rahmen der Nachweisprüfung über das in der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis bereitgestellte Arbeitsblatt Wettbewerb_Fonds vorzunehmen.

Müssen die Fördermittel, die für 2021 genehmigt wurden und bis zum 30. März 2022 verausgabt werden können, auch im Zwischennachweis für 2021 aufgeführt werden?

Die zum 1. Dezember 2021 abgerufenen Fördermittel, die im Jahr 2021 vertraglich gebunden wurden, können bis zum 30. März 2022 verausgabt werden. Sie sind aber dennoch zwingend in dem Zwischennachweis 2021 zu berücksichtigen.

Der Zwischennachweis 2021 bezieht sich auf das Kalenderjahr 2021 und ist bis zum 31. März 2022 einzureichen.

Daraus folgt, in Abhängigkeit von den hochschulinternen Prozessen (bspw. Kassenschluss), dass es nicht allen Hochschulen möglich sein wird, die bestehende Frist zur Verausgabung von genehmigten Fördermitteln für das Jahr 2021 bis zum 30. März 2022 vollständig zu nutzen.

Können Fördermittel aus dem Jahr 2021 unter Bedingungen länger als bis zum 30. März 2022 verausgabt werden?

Wenn Fördermittel für projektspezifische Investitionen aus dem Jahr 2021 unverschuldet nicht bis zum 30. März 2022 verausgabt werden konnten, können diese bis zum 30. Juni 2022 verausgabt werden. Dafür müssen die folgenden Bedingungen zwingend erfüllt sein:

Die projektspezifischen Investitionen müssen im eingereichten Finanzierungsplan für das Jahr 2021 enthalten sein,
die projektspezifischen Investitionen müssen im Jahr 2021 vertraglich gebunden worden sein,
die Anschaffung ist für die Projektdurchführung und die Erreichung der Projektziele nach wie vor erforderlich,
die eingegangenen Verbindlichkeiten (z.B.: Bestellungen) werden der Stiftung im Rahmen des Zwischennachweises 2021 zusammen mit einer kurzen Darstellung, dass sich die Verausgabung unverschuldet verzögert hat, mitgeteilt.

Aufgrund des weiterhin gültigen Prinzips der Jährlichkeit sind diese Bedingungen zwingend zu erfüllen.

Bitte beachten Sie, dass bei einer von den kalkulierten Ausgaben abweichenden Rechnung der Fehlbetrag in diesem Fall nicht mit Fördermitteln aus 2022 beglichen werden kann. Ist bereits bekannt, dass die Lieferung erst nach dem 30. Juni 2022 erfolgt, kann die Verlängerungen der Verausgabung nicht genutzt werden.

Diese Verlängerung gilt ausschließlich für beantragte Investitionsmittel. Personal- und Sachmittel können nicht länger verwendet werden. Diese sind, nach Prüfung des Zwischenberichts, an die Stiftung zurückzuzahlen.

Wie sind Fördermittel für projektspezifische Investitionen aus dem Jahr 2021, die bis zum 30. Juni 2022 verausgabt werden, im Zwischennachweis 2021 zu berücksichtigen?

Wenn ihr Projekt die Bedingungen erfüllt und die Möglichkeit in Anspruch nehmen kann, projektspezifische Investitionen aus dem Jahr 2021 bis zum 30. Juni 2022 verausgabt, ist dies wie folgend im Zwischennachweis 2021 einzubringen:

In der Excel-Vorlage zum Zwischennachweis 2021 sind die noch nicht verausgabten Ausgabenposten auf Grundlage der eingegangenen Verbindlichkeiten aufzunehmen und zusätzlich zwingend in der Spalte „Anmerkungen“ durch die Formulierung „Verausgabung bis 30.06.2022“ kenntlich zu machen. Auch ist die unverschuldete Verzögerung kurz darzustellen.

Im StIL-Portal ist in dem Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ im Bereich „Ausgaben“ in einer einzelnen Zeile, in der Spalte „Investitionen“ die Gesamtsumme der projektspezifischen Investitionen aus dem Jahr 2021, die bis zum 30. Juni 2022 verausgabt werden, aufzunehmen. Neben der Angabe des Förderjahres 2021 und der Gesamtsumme ist in dem Feld „Bemerkungen“ die Formulierung „Verausgabung bis 30.06.2022“ sowie eine kurze Darstellung der unverschuldeten Verzögerung aufzunehmen. Zusätzlich ist die Upload Möglichkeit in der Spalte „Beleg“ zu nutzen, um alle Kostenvoranschläge (in einer PDF-Datei zusammengeführt) hochzuladen. Bitte beachten Sie an dieser Stelle die auf unserer Website bereitgestellte Anleitung.

Soweit die Stiftung bis zum 30. April keine Einwendungen äußert, gilt der Verbleib der Mittel bis zum 30. Juni 2022 als vereinbart.

Die tatsächlichen Ausgaben der bis zum 30.06.2022 verausgabten Fördermittel für projektspezifische Investitionen erfolgt durch einen gesonderten Zwischennachweis. Hierzu werden rechtzeitig weitere Informationen mitgeteilt.

Wie ist mit Ersatzpersonal im Zwischennachweis umzugehen?

Im Zwischennachweis kann nur Ersatzpersonal abgerechnet werden, sofern grundfinanziertes Personal Arbeiten im Projekt übernimmt.

Während für das Ersatzpersonal im Arbeitsvertrag ein eindeutiger Bezug zu dem Projekt vorliegen muss, ist für das grundfinanzierte Personal, welches im Projekt arbeitet aber weiterhin von der Hochschule finanziert wird, keine Projektzuordnung in der Stellenbeschreibung bzw. dem Arbeitsvertrag notwendig. Der Projektbezug des Arbeitsvertrags ist im Rahmen der Zwischenprüfung nicht nachzuweisen, kann aber durch eine vertiefte Prüfung nachzuweisen sein.

Unbefristet angestelltes Personal der Hochschule mit einer Vollzeitstelle kann nicht als Ersatzpersonal beschäftigt werden. Unbefristetes in Teilzeit arbeitendes Hochschulpersonal kann hingegen zeitweise den Stellenanteil erhöhen und unter Rückgriff auf genehmigte Personalmittel direkt finanziert werden.

Zahlenmäßiger Nachweis

Kann von der bereitgestellten Vorlage für den Zahlenmäßigen Nachweis abgewichen werden?

Nein.

Welche Funktion hat der Zahlenmäßige Nachweis im Kontext des Zwischennachweises?

Anhand des Zahlenmäßigen Nachweises belegen die Projekte für das abgelaufene Kalenderjahr, dass die Ausgabe der Fördermittel zur Erreichung der Projektziele notwendig waren, dabei wirtschaftlich verfahren wurde und die Angaben mit den Büchern und den Belegen übereinstimmen.

Dafür sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans summarisch zusammenzustellen. Der Zahlenmäßige Nachweis muss alle mit den Projektzielen zusammenhängenden Einnahmen (alle Fördermittel, Zuwendungen anderer Drittmittelgeber, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten.

Zudem sind alle Abweichungen vom genehmigten Finanzierungsplan – unabhängig von der Höhe – auf Ebene der Ausgabenposten zu dokumentieren und in Hinblick auf die Erreichung der Projektziele und der Wirtschaftlichkeit begründungspflichtig. Dies gilt für Umdispositionen zwischen und innerhalb von Finanzierungspositionen ebenso wie für neu aufgenommene Ausgabenposten. Bitte nutzen Sie in der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis die Spalte „Zusätzliche Anmerkungen/ Kommentare an StIL“ um Ausgaben zu erläutern und auch gegebenenfalls Arbeitspaketen des Projektes zuzuordnen.

Der Zahlenmäßige Nachweis ist unter Nutzung der hier bereitgestellten Vorlage im StIL-Portal hochzuladen.

Soweit die Fördermittelempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 des UStG haben, dürfen nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden.

Müssen Umdispositionen im Zahlenmäßigen Nachweis dargelegt werden?

Im Zahlenmäßigen Nachweis sind unter dem Reiter „Umdispositionen“ alle Umdispositionen, ggf. mit dem Datum der Freigabe darzustellen. Bitte nutzen Sie in der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis das Feld „Zusätzliche Anmerkungen/ Kommentare an StIL“ um Umdispositionen zu begründen.

Ausgehend von dem genehmigten Finanzierungsplan sind alle Ausgabenposten, die im Projektverlauf von einer Finanzierungsposition in eine andere Finanzierungsposition umdisponiert wurden, als Umdisposition zu berücksichtigen. Die Höhe des Ausgabenpostens ist dabei nicht relevant.

Ohne eine vorherige Genehmigung der Stiftung dürfen die Projekte Umdispositionen bis zu 20 Prozent der Gesamtsumme des Kalenderjahres vornehmen. Diese ohne vorherige Genehmigung vorgenommenen Umdispositionen sind im Zwischennachweis darzulegen und zu begründen. Die retrospektive Prüfung unterstützt eine agile an den inhaltlichen Erkenntnissen und Zielsetzungen orientierte Projektdurchführung, hat aber zur Folge, dass Änderungen des genehmigten Finanzierungsplans ggf. erst im Nachhinein als nicht zuwendungsfähig erkannt werden. In diesem Fall wird die Stiftung die ggf. bereits verausgabten Fördermittel zurückfordern.

Ebenso sind Umdispositionen ab 20 Prozent der Gesamtsumme des Kalenderjahres im Zwischennachweis (inkl. dem Datum der Genehmigung durch die Stiftung) zu berücksichtigen. Die vorgenommenen Umdispositionen sind im Zwischennachweis darzulegen und zu begründen. Die Umdispositionen mit einem Umfang von über 20 %, für die eine Zustimmung nach Antrag vorliegen muss, sind ebenfalls aufzuführen (inkl. Datum der Zustimmung).

Bitte beachten Sie, dass sich die Bezugsgröße der 20 Prozent zur agilen und unbürokratischen Durchführung der Projekte nunmehr auf die genehmigte Gesamtsumme des Kalenderjahres und nicht mehr einzig auf die Finanzposition bezieht.

Wie ist mit einem Ausgabenposten, der sich verändert hat, aber in seiner ursprünglichen Finanzposition verblieben ist, umzugehen?

Wird ein Ausgabenposten anders als geplant verwendet, aber verbleibt dabei innerhalb der genehmigten Finanzposition, ist dies in der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis in dem Feld „Zusätzliche Anmerkungen/ Kommentare an StIL“ zu erläutern. Der Ausgabenposten verbleibt in der Vorlage zum Zwischennachweis aber in dem Arbeitsblatt der jeweiligen Finanzposition und ist nicht in dem Arbeitsblatt Umdispositionen aufzunehmen.

In dem Arbeitsblatt Umdispositionen sind nur Ausgabenposten zu berücksichtigen, die während der Projektdurchführung ihre ursprüngliche Zuordnung zu einer Finanzposition verändern.

Müssen mit dem Zahlenmäßigen Nachweis 2021 auch Belege eingereicht werden?

Nein, Bei der Einreichung des Zahlenmäßigen Nachweises ist eine Zusendung der zugehörigen Belege zunächst nicht erforderlich. Im Rahmen der Nachweisprüfung kann eine konkrete Aufforderung ergehen, bestimmte Rechnungen, die Zahlungen begründende Unterlagen (z.B. Verträge, Vergabevermerke) und die dazugehörigen Zahlungsbeweise (Kontoauszüge, Barquittungen usw.) einzureichen.

In Anlehnung an VV Nr. 11 zu § 44 Abs. 1 BHO werden ausgewählte Projekte einer vertieften Prüfung unterzogen, in der auch Belege vorzulegen sind. Die ausgewählten Projekte werden rechtzeitig über das damit zusammenhängende Verfahren informiert.

Können im Zahlenmäßigen Nachweis „Pakete“ gebildet werden?

Ja, unter den Finanzpositionen Investionen und Sachmittel können „Pakete“ in den Zahlenmäßigen Nachweis aufgenommen werden. Ein Paket an Gegenständen zeichnet sich dadurch aus, dass sie ihren Wert nur als Einheit entfalten können, also in einem engen Funktions- und Nutzungszusammenhang stehen und in der Verkehrsanschauung unter einem einheitlichen Begriff zusammengefasst werden.

Werden „Pakete“ gebildet, sind diese treffend zu benennen und in dem Feld „Zusätzliche Anmerkungen/ Kommentare an StIL“ weitergehend zu erläutern.

Im Fall einer vertieften Prüfung sind solche Pakete aufzulösen und jeder Beleg einzeln anzugeben.

Wie ist mit der genehmigten Sachkostenpauschale im Zahlenmäßigen Nachweis umzugehen?

Die Nutzung der Sachkostenpauschale im Antrag befreit nicht von der Belegpflicht der Ausgaben. Im Zahlenmäßigen Nachweis sind alle tatsächlichen Ausgaben aufzuführen. Sollten Fördermittel aus der genehmigten Sachkostenpauschale aus dem jahr 2021 bei den Projekten verblieben sein, sind diese Restmittel in der Regel nach Aufforderung an die Stiftung zu überweisen.

Wieso weicht die Summenbildung im StIL-Portal im Reiter „Fördermittelstatus“ von der Summe im Zahlenmäßigen Nachweis ab?

Bitte beachten Sie, dass derzeit im StIL-Portal die Summenbildung im Reiter „Fördermittelstatus“ fehlerhaft ist. Der IT-Dienstleister ist bereits informiert und wird zeitnah eine Anpassung vornehmen. Geben Sie dort alle getätigten Umdispositionen (sowohl vor als auch nach Mittelabruf) an, die Summenbildung wird nach Behebung des Fehlers im Portal automatisch korrigiert.

Ausfüllen der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis

Warum sollen in dem Arbeitsblatt „Personalmittel“ in der Spalte „Mitarbeiter:in“ die Namen der aus Projektmitteln finanzierten Personen eingetragen werden?

Aufgrund der nahtlosen Nachweisverpflichtung bei der Verwendung von Haushaltsmitteln sind auch bei Personalmitteln genaue Angaben über die Ausgaben und den Empfänger zu machen. Im Rahmen von Prüfungsmöglichkeiten und -pflichten benötigt die Stiftung bei Personalausgaben daher auch die Angaben von Namen der Projektmitarbeiter:innen. Für die Bearbeitung personenbezogener Daten durch die Stiftung wird dabei die Einhaltung der datenschutzkonformen Anforderungen der DSGVO gewährleistet.

Welches Datum ist in der Spalte „Tag der Zahlung“ einzutragen?

In der Spalte „Tag der Zahlung“ ist das Datum einzutragen, an dem die Zahlung von der Buchhaltung angewiesen wurde und das Konto verlassen hat.

Ist das Datum, an dem die Zahlung von der Buchhaltung angewiesen wurde, identisch mit dem Tag, an dem die Rechnung im System eingepflegt wurde (in der Vorlage zum Zahlenmäßigen Nachweis die Spalte „Buchungsdatum“), tragen Sie das Datum dort nochmal ein.

Ausgenommen hiervon ist das Arbeitsblatt „Einnahmen_Rückzahlungen“, in dem in der Spalte „Tag der Zahlung“ das Datum einzutragen ist, an dem das Geld auf dem Bankkonto der Hochschule eingegangen ist bzw. diese verlassen hat.

In der Spalte „Buchungsdatum“ ist hingegen das Datum einzutragen, an dem die Rechnung im System eingepflegt wurde. Das Buchungsdatum kann vom Tag der Zahlung abweichen, wenn das Zahlungsziel auf einen späteren Zeitpunkt gesetzt wurde.

Was ist in der Spalte „Belegdatum“ einzutragen?

In der Spalte „Belegdatum“ ist das Datum einzutragen, welches auf der vorliegenden Rechnung steht.

Für Personalmittel ist in der Spalte „Belegdatum“ das Datum anzugeben, an dem die Zahlung angewiesen wurde.

Was ist in den Spalten „Buchungs-/Belegnummer“ bzw. „Belegnummer“ einzutragen?

In den Spalten „Buchungs- / Belegnummer“ bzw. „Belegnummer“ ist die hochschulinterne Belegnummer der Buchung einzutragen.

Wie ist mit dem Umstand umzugehen, wenn die Personalausgaben pro Mitarbeiter:in nicht eine individuelle Buchungsnummer aufweisen?

Umfasst eine Buchungsnummer mehrere Personen tragen Sie die Buchungsnummer bitte bei allen betroffenen Mitarbeiter:innen (und damit mehrfach) ein und weisen Sie darauf jeweils in der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ hin.

Was ist in der Spalte „Buchungsdatum“ einzutragen?

In der Spalte „Buchungsdatum“ ist das Datum einzutragen, an dem die Rechnung im System eingepflegt wurde. Das Buchungsdatum kann vom Tag der Zahlung abweichen, wenn das Zahlungsziel auf einen späteren Zeitpunkt gesetzt wurde.

In der Spalte „Tag der Zahlung“ ist dagegen das Datum einzutragen, an dem die Zahlung von der Buchhaltung angewiesen wurde und das Konto verlassen hat.

Was ist in der Spalte „Verwendungszweck“ einzutragen?

In der Spalte „Verwendungszweck“ ist der Ausgabenposten kurz aber eindeutig zu bezeichnen. Beispiele dafür finden Sie in dem bereitgestellten Muster zum Zahlenmäßigen Nachweis.

Weiterführende Hinweise zu jedem Ausgabenposten sind der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ möglich.

Was ist in der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ einzutragen?

Die Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ soll dafür genutzt werden weitere Informationen zum Verständnis des jeweiligen Ausgabenpostens bereitzustellen. Jeder Ausgabenposten muss für die Prüfung durch die Stiftung transparent und nachvollziehbar sein, daher nutzen Sie diese Spalte gerne, um Rückfragen im Kontext der Prüfung zu reduzieren. Anhand dieser Spalte ist der Bezug zu einem genehmigten Finanzierungsplan enthaltenen Ausgabenposten herzustellen (beispielsweise durch die Aufnahme einer Formulierung wie „Umdisposition vom DATUM“).

Was ist in dem Arbeitsblatt „Personalmittel“ in der Spalte „MA-Gruppe“ einzutragen?

In der Spalte „MA-Gruppe“ tragen Sie bitte die Funktionsbezeichnung ein. Orientieren Sie sich hierbei an den Funktionsbezeichnungen, die in den Arbeitsverträgen bzw. Stellenbeschreibungen enthalten sind.

Wie sind Studentische Beschäftigte, die auf Stundenbasis beschäftigt werden, in dem Arbeitsblatt „Personalmittel“ in der Spalte „Beschäftigungsumfang (VZÄ)“ aufzuführen?

Dem Muster zum Zahlenmäßigen Nachweis entsprechend ist der Beschäftigungsumfang von auf Stundenbasis beschäftigte Studierende in dem Arbeitsblatt „Personalmittel“ in der Spalte „Beschäftigungsumfang (VZÄ)“ in Vollzeitäquivalente umzurechnen. Als Grundlage ist die tariflich festgelegte Wochenarbeitszeit zu nutzen.

Die Felder Entgeltgruppe und Stufe können Sie frei lassen.

Wo werden Änderungen innerhalb einer Finanzposition vermerkt?

Änderungen innerhalb einer Finanzposition sind ausschließlich in den jeweiligen Tabellenblatt zu vermerken.

Wo werden Umdispositionen zwischen Finanzpositionen vermerkt?

In dem Arbeitsblatt „Umdispositionen“ sind ausschließlich Umdispositionen auszuführen, die zwischen verschiedenen Finanzpositionen vorgenommen wurden.

Geben Sie zunächst an, in welcher Höhe Sie zwischen den Finanzpositionen umdisponiert haben. Kennzeichnen Sie eine Entlastung mit einem negativen Betrag, eine Belastung mit einem positiven Betrag – in Summe muss die Umdisposition auf Null aufgehen. Dann geben Sie die entsprechenden Ausgabenposten an, den Sie ggü. dem genehmigten Finanzierungsplan gekürzt haben und welchen Posten sie neu aufgenommen bzw. verstärkt haben. Bitte begründen Sie jede Umdisposition in der Spalte „Begründung“.

In den Arbeitsblättern der einzelnen Finanzpositionen sind durch Hinweise in der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ ersichtlich zu machen, welche Ausgabenpositionen auf Umdispositionen beruhen (beispielsweise durch die Aufnahme einer Formulierung wie „Umdisposition vom DATUM“).

In welchem Arbeitsblatt sind Lizenzen und Software mit einem Einzelpreis von mehr als 800 Euro netto im Zwischennachweis zu verorten?

Lizenzen und Software mit einem Einzelpreis von mehr als 800 Euro netto sind in dem Arbeitsblatt „Sachmittel“ zu platzieren, da sie nicht inventarisiert werden.

Ist im Zwischennachweis ein Nachweis einzubringen, dass die Ausgaben für Ersatzpersonal für im Vorhaben eingesetztes grundfinanziertes Personal nicht höher lagen als die Ausgaben für das im Vorhaben eingesetzte grundfinanzierte Personal?

Im Zahlenmäßigen Nachweis ist durch Nutzung der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ deutlich zu machen, welche Ausgaben Ersatzpersonal zuzurechnen sind. Eine gesonderte Erklärung oder einen Nachweis, dass das abgerechnete Ersatzpersonal nicht teurer war als das grundfinanzierte Personal ist nicht nötig. Die entsprechende Dokumentation wird nur in einer vertieften Prüfung angefragt.

Die Ausgaben für grundfinanziertes Personal sind nicht förderfähig und somit nicht in den Zahlenmäßigen Nachweis einzubringen.

Wie ist im Zahlenmäßigen Nachweis 2021 damit umzugehen, wenn Ausgaben bis zum 30. März 2022 anteilig aus Mitteln 2021 und 2022 bezahlt werden?

Wenn beispielsweise Personalmittel für den Januar 2022 anteilig aus Mitteln bezahlt werden, die für das Jahr 2021 und das Jahr 2022 genehmigt wurden, sind im Zahlenmäßigen Nachweis 2021 ausschließlich die für das Jahr 2021 genehmigten Mittel aufzunehmen.

Die anteilige Finanzierung mit Mitteln, die für das Jahr 2022 genehmigt wurden, ist in der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ angemerkt werden.

Welcher Zeitraum ist im Sachbericht 2021 zu berücksichtigen, wenn für das Jahr 2021 genehmigte Mittel noch bis zum 30. März 2022 verausgabt werden?

Der Sachbericht ist – unabhängig von der Verausgabung der für das Jahr 2021 genehmigten Mittel – auf das Jahr 2021 bezogen. Die Projektentwicklung im Jahr 2022 ist ausschließlich im Sachbericht 2022 darzulegen.

Wie ist mit Rechnungen umzugehen, die mehrere Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition betreffen?

Entsprechende Rechnungen müssen den unterschiedlichen Ausgabenposten jeweils zugeordnet werden.

Die Spalten „Belegdatum“, „Belegnummer“ und „Buchungsdatum“ würden somit bei mehreren Ausgabenposten identisch ausgefüllt werden.

Wie ist mit Rechnungen umzugehen, die Ausgabenposten mehrerer Finanzpositionen betreffen?

Entsprechende Rechnungen müssen den unterschiedlichen Ausgabenposten in den jeweiligen Finanzpositionen zugeordnet werden.

Die Spalten „Belegdatum“, „Belegnummer“ und „Buchungsdatum“ würden somit bei mehreren Ausgabenposten identisch ausgefüllt werden.

Wenn eine Rechnung Ausgabenposten mehrerer Finanzpositionen betrifft, sind in der Spalte „Zusätzliche Anmerkungen / Kommentare an StIL“ jeweils alle über die Rechnung finanzierten Ausgabenposten aufzunehmen (beispielsweise wie folgt: „laufende Nummer Sachmittel 3, 5 und 9 + laufende Nummer Investionen: 1-4“).

Was drückt die Zelle „Kassenstand“ in der Vorlage zum zahlenmäßigen Nachweis in den Arbeitsblättern Personal-, Sachmittel und Investitionen (Zeile B, C, D 24) aus?

Im „Kassenstand“ wird die Summe angegeben, die entsteht, nachdem von dem oben beschriebenen „Soll (nach Umdisposition)“ sowohl die Ausgaben als auch die Rückzahlungen abgezogen wurden.

Was drückt die Zelle „Soll (nach Umdisposition)“ in der Vorlage zum zahlenmäßigen Nachweis in dem Arbeitsblatt „Übersicht“ (Zeile 20) aus?

Unter „Soll (nach Umdisposition)“ werden die Einnahmen laut Mittelabruf mit den Umdispositionen verrechnet und somit das neue Soll, das nach Abzug bzw. Hinzurechnung der Umdisposition entsteht, ausgegeben.

Welches Belegdatum ist für den Mittelabruf einzutragen?

Das Datum des Buchungsbelegs, der im StIL-Portal hinterlegt ist, übernimmt den Zeitpunkt des jeweiligen Downloads. Wenn Sie den Buchungsbeleg direkt nach Erhalt gespeichert haben, nutzen Sie bitte dieses Datum. Wenn Sie den Buchungsbeleg später oder gar nicht gespeichert haben, geben Sie bitte das Datum der Genehmigungsmail zum Mittelabruf an.

Wie sind Umdispositionen vor dem Mittelabruf im Zwischennachweis einzutragen? Die Umdispositionen vor Mittelabruf werden im zahlenmäßigen Zwischennachweis auf dem Blatt „Übersicht Ausgaben“ falsch verrechnet.

Wenn die Umdisposition vor dem Mittelabruf getätigt wurde, ist im Zwischennachweis wie folgt vorzugehen:

Bitte füllen Sie den Reiter „Umdispositionen“ aus, geben dort aber KEINE Summe an.
Vermerken Sie zusätzlich in dem Reiter, indem umdisponiert wurde nachrichtlich die Umdisposition.
Bei Upload des zahlenmäßigen Zwischennachweis nutzen Sie bitte das Nachrichtenfeld und vermerken dort „Umdisposition vor Mittelabruf“.

Bitte beachten Sie zudem, dass derzeit im StIL-Portal die Summenbildung im Reiter „Fördermittelstatus“ fehlerhaft ist. Der IT-Dienstleister ist bereits informiert und wird zeitnah eine Anpassung vornehmen. Geben Sie dort alle getätigten Umdispositionen (sowohl vor als auch nach Mittelabruf) an, die Summenbildung wird nach Behebung des Fehlers im Portal automatisch korrigiert.

Sachbericht

Welche Funktion hat der Sachbericht im Kontext des Zwischennachweises 2021?

Den bestehenden Vorgaben für die Stiftung entsprechend zielt der Sachbericht des Zwischennachweises auf die Rechenschaftslegung der Projektvorhaben. Dafür sind die im Projektantrag genannten Projektziele den erzielten Ergebnissen gegenüberzustellen, die Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit sowie die wichtigsten Positionen des Zahlenmäßigen Nachweises zu erläutern.

Die Fragen des Sachberichts (inkl. Zeichenbegrenzung) sind auf der Seite Zwischennachweis 2021 einsehbar. Die einzutragenden Texte für den Sachbericht entsprechen einer maximalen Länge von viereinhalb DIN-A4-Seiten. Der Sachbericht wird über Textfelder direkt im StIL-Portal eingegeben. Sobald das technisch möglich ist, werden wir darüber informieren.

Die in den Förderbedingungen zur FBM2020 angekündigte Ausrichtung des Sachberichts 2021 auf die angestrebten Ziele und grundlegenden Wirkannahmen der Maßnahmen der Projekte erfolgt gesondert. Diese Trennung ist darin begründet, dass der im Kontext des Zwischennachweises zu erstellende Sachbericht auf Rechenschaftslegung abzielt. In einer weiteren Erhebung wird der Austausch von Projekterfahrungen, die Nutzung der Projektergebnisse durch die Community und eine inhaltlich vorstrukturierte Möglichkeit der Profilierung und Entwicklung der Projekte angestrebt. Hierzu werden rechtzeitig weitere Informationen geteilt.

Mittelabruf

Wie kann ein Projekt Fördermittel abrufen?

Um einen Antrag zum Mittelabruf einreichen zu können, brauchen die dafür verantwortlichen Personen einen eigenen Account für das StIL-Portal und müssen von der Person mit der Rolle „Besitzer:in“ dazu berechtigt sein, auf die Projektdaten zuzugreifen.

Übrigens: Dies gilt auch für alle anderen, die auf die Projektdaten zugreifen sollen. Das Vorgehen haben wir in der Anleitung zum Portal ab Seite 35 beschrieben.

Die Beantragung eines Mittelabrufs gestaltet sich wie folgt:

Im StIL-Portal finden Sie auf der Ebene Projektförderung den Reiter „Fördermittel abrufen“. Dort tragen Sie die benötigte Fördersumme, unterteilt in die Finanzpositionen Personalmittel, Sachmittel und Investitionen, ein.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Fördersumme für das Geschäftsjahr nicht überschreiten dürfen. Andernfalls ist ein Abruf der Fördermittel nicht möglich.
Personal-, Sach- und Investitionsmittel werden innerhalb eines Jahres grundsätzlich längstens für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten zur Verfügung gestellt. Pro Finanzposition stehen nur die für das laufende Kalenderjahr genehmigten Fördermittel zur Verfügung.
Die zum Stichtag 1. Dezember angeforderten Fördermittel können längstens bis zum 30. März des darauffolgenden Jahres verwendet werden.

Wann sind Fördermittel abzurufen?

Fördermittel sind im Voraus abzurufen. Beispiel: Im Mittelabruf zum 01.04.2022 werden die benötigten Mittel für die Monate April bis Juni 2022 abgerufen. Im StIL-Portal stehen alle regelhaften Mittelabrufe ungefähr ab drei Wochen vor dem jeweiligen Stichtag (01.02., 01.04., 01.07., 01.10. und 01.12.) bereit für Ihre Eingaben.

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Mittelabrufe bis um 12 Uhr der Stichtage im StIL-Portal eingestellt werden. Andernfalls können wir keine zeitgerechte Überweisung der angeforderten Fördermittel garantieren. Bitte beachten Sie, dass die genannten Stichtage für die Mittelabrufe bindend sind, ein späterer Abruf ist nicht möglich.

Wie lange dauert es von der Mittelanforderung bis zur Auszahlung von Fördermitteln?

Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig über das StIL-Portal eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach der Frist für den Mittelabruf.

Wann können Fördermittel aus dem genehmigten Jahresbudget 2022 abgerufen werden, die im Januar 2022 eingesetzt werden sollen?

Der erste Mittelabruf eines Jahres wird am 1. Februar stattfinden. Mit dem Mittelabruf 1. Februar rufen Sie die Mittel ab, die Sie in den Monaten Januar bis März benötigen.

Besteht die Möglichkeit, eine Referenz/einen Betreff für die von der Stiftung eingehenden Fördermittel auf das angegebene Konto der Organisation festzulegen?

Ja. Unter dem Reiter „Daten Fördermittelempfänger“ finden Sie das Feld „Referenz für Mittelabruf“. Dieses Feld dient der Angabe eines individuellen Kassenzeichens und wird Teil des „Verwendungszwecks“ in der Überweisung. Ihre Eingabe wird dann automatisch im Formular für den Antrag zum Mittelabruf im Feld „Referenz für diesen Mittelabruf“ übernommen und kann geändert werden.

Wenn Sie wechselnde Kassenzeichen/Referenzen verwenden, so können diese für jeden Mittelabruf separat direkt im Mittelabruf an der Stelle „Referenz für diesen Mittelabruf“ erfasst werden.

Wie kann der Verbleib von abgerufenen, aber nicht verwendeten Mitteln begründet werden?

Um nicht alsbaldig verwendete Mittel aus dem laufenden Haushaltsjahr bei den Projekten belassen zu können, ist dies in dem Textfeld „Anmerkungen zum Mittelabruf“ zu begründen. Die Begründung kann für eine eventuelle Verzinsung bei der Rückforderung relevant werden. Nicht in dem laufenden Haushaltsjahr abgerufenen Mittel sind hier bitte nicht zu berücksichtigen.

In dem Textfeld „Anmerkungen zum Mittelabruf“ sind die betroffenen Ausgabenposten zu benennen und auszuführen, a.) warum die Mittel noch nicht verausgabt werden konnten. Mögliche Gründe könnten sich auf äußere Umstände (wie der Absage von ausgewähltem Personal, verspätete Rechnungsstellung, Lieferverzögerungen oder die Absage von Präsenzveranstaltungen) beziehen.

Ebenso ist für alle Ausgabenposten auszuführen, b.) wofür die Mittel alsbald vorgesehen sind, wobei Sie bitte den Projektbezug und die Notwendigkeit der Verwendung darlegen.

Wie ist mit einem Mittelabruf umzugehen, wenn keine Mittel abrufen werden sollen?

Bitte beachten Sie, dass ein Mittelabruf ohne Angabe von Summen technisch nicht möglich ist. Bitte schreiben Sie uns in diesem Fall eine kurze Nachricht über das StIL-Portal, dass Sie zum betreffenden Stichtag keine Mittel abrufen werden.

Mittelverwendung

Sind die Fördermittel an bestimmte Förderjahre gebunden?

Die sich aus dem Fördervertrag ergebende Summe der Fördermittel, die auf (ein) einzelne(s) Jahr(e) entfällt, ist in dem betreffenden Jahr anzufordern. Fördermittel, die einschließlich dem letzten Mittelabruf eines Jahres am 1. Dezember nicht angefordert werden, verfallen.

Bitte beachten Sie, dass die Frist 1. Dezember für den letzten Mittelabruf eines Jahres bindend ist. Ein späterer Abruf ist nicht möglich.

Fördermittel, die mit dem Mittelabruf am 1. Dezember abgerufen werden, können im Folgejahr bis zum 30. März (Achtung: nicht 31. März) verwendet werden. Die Fördermittel werden nicht in das nächste Jahr 2022 übertragen, da sie noch im laufenden Kalenderjahr abgerufen werden.

Können Fördermittel rückwirkend abgerufen werden?

Eine rückwirkende Belastung des genehmigten Budgets einer Finanzposition aus einem abgeschlossenen Jahr ist nicht möglich.

Wie können Änderungen am genehmigten Finanzierungsplan vorgenommen werden?

Änderungen am genehmigten Finanzierungsplan können durch Minderausgaben oder Umdispositionen ausgelöst werden.

Alle Abweichungen vom genehmigten Finanzierungsplan sind – unabhängig von der Höhe – auf Ebene der Ausgabenposten zu dokumentieren und in Hinblick auf die Erreichung der Projektziele und der Wirtschaftlichkeit begründungspflichtig.

Die Begründungen je Ausgabenposten werden in den Zwischennachweisen und dem Abschlussnachweis von der Stiftung eingefordert. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfängern.

Dies gilt für Umdispositionen zwischen und innerhalb von Finanzierungspositionen ebenso wie für neu aufgenommene Ausgabenposten.

Ob die Fördermittel zum Zeitpunkt der Umwidmung bereits abgerufen worden sind oder nicht, ist hierbei nicht entscheidend.

Die retrospektive Begründung hat zur Folge, dass Änderungen des genehmigten Finanzierungsplans ggf. auch erst im Nachhinein als nicht zuwendungsfähig erkannt werden. In diesem Fall wird die Stiftung die ggf. bereits verausgabten Fördermittel zurückfordern.

Können Fördermittel nach einem Mittelabruf zwischen Finanzpositionen umdisponiert werden?

Ja, Umdispositionen (zwischen Finanzpositionen) können auch nach einem Mittelabruf vorgenommen werden. Jede Umdisposition ist zu dokumentieren und in dem jeweiligen Zwischennachweis darzulegen und zu erläutern. Übersteigt eine Umdisposition die Grenze von 20 Prozent der genehmigten Gesamtsumme des Kalenderjahres ist dies vorab bei der Stiftung schriftlich genehmigen zu lassen.

Welche ist die Bezugsgröße, von der ausgehend Umdispositionen ab 20 Prozent vorab der Stiftung zu kommunizieren ist?

Um den geförderten Projekten eine agile an den inhaltlichen Erkenntnissen und Zielsetzungen orientierte Projektdurchführung zu ermöglichen, wurde die Bezugsgrüße von Umdispositionen (ab 20 Prozent) verändert. Die Bezugsgröße bezieht sich nicht mehr auf die aufnehmende Finanzposition, sondern auf die genehmigte Gesamtsumme des Kalenderjahres.

In der Prüfung des Zahlenmäßigen Nachweises 2021 wird die Stiftung entsprechend dieser Anpassung prüfen, ob Umdispositionen ab 20 Prozent der genehmigten Gesamtsumme des Kalenderjahrs vorab durch die Stiftung genehmigt wurde.

Wird die 20 Prozent Grenze im Jahresverlauf durch mehrere Umdispositionen erreicht, ist die vorab Genehmigung durch die Stiftung vor der Umdisposition einzuholen, mit welcher die Grenze berührt wird.

Können Eigenmittel in ein Projekt eingebracht werden?

Ja, dies ist möglich. Wurde die Einbringung von Eigenmitteln nicht im genehmigten Antrag dargelegt, reduzieren Eigenmittel ebenso wie Drittmittel anderer Zuwendungsgeber oder Spenden die genehmigte Gesamtsumme.

Ist die Corona-Sonderzahlung förderfähig?

Ja, die einmalig im Februar 2022 erfolgende Corona-Sonderzahlung ist tarifvertraglich geregelt und darf über die genehmigten Personalmitteln abgerechnet werden.
Die Sonderzahlung setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis am 29. November 2021 (Tag der Tarifeinigung) bestanden hat und bis zum 29. November 2021 an mindestens einem Tag Anspruch auf Entgelt oder Entgeltfortzahlung bestanden hat.

Ob die Projekte die Corona-Sonderzahlung aus Restmitteln aus dem Jahr 2021, die bis zum 30. März 2022 verausgabt werden dürfen, deckt oder dafür auf die Mittel über die Fördermittelabrufe zum 1. Februar oder 1. April 2022 zurückgreift, liegt bei den Projekten.

Mittelverwendung unter Berücksichtigung eines Jahreswechsels

Können die vor dem letzten Mittelabruf des Jahres am 1. Dezember abgerufenen Fördermittel im folgenden Jahr verwendet werden?

Die für ein Jahr genehmigten Fördermittel sind innerhalb des betreffenden Jahres anzufordern. Dies ist mit dem letzten Mittelabruf des Jahres am 1. Dezember sichergestellt.

Somit können die mit dem letzten Mittelabruf des Jahres am 1. Dezember abgerufenen Fördermittel bis zum 30. März (Achtung: nicht 31. März) des Folgejahres verwendet werden.

Bitte beachten Sie, dass Dienstleistungen und Anschaffungen nur dann bis zum 30.03.2022 mit Fördermitteln aus dem Jahr 2021 erstattet werden können, wenn die Vergabe bereits im Jahr 2021 stattgefunden hat.

Personalmittel aus dem Jahr 2021 sollen im Folgejahr insbesondere zur Deckung der Lohnkosten im Januar verwendet werden.

Welche Möglichkeiten bestehen für den Fall, dass für das Jahr 2021 genehmigte Fördermittel, bspw. aufgrund von Lieferschwierigkeiten, nicht genutzt werden konnten?

Die mit dem letzten Mittelabruf des Jahres am 1. Dezember abgerufenen Fördermittel können bis zum 30. März (Achtung: nicht 31. März) des Folgejahres verwendet werden, wenn Dienstleistungen und Anschaffungen bereits im Jahr 2021 beauftragt wurden.

Wurden durch den Mittelabruf am 1. Oktober 2021 bereits Fördermittel abgerufen, diese aber bisher, bspw. aufgrund von Lieferschwierigkeiten, nicht verausgabt werden, kann im Mittelabruf zum 1. Dezember 2021 in dem Formular zum Mittelabruf im StIL-Portal das Textfeld genutzt werden, um zu begründen, warum diese bereits abgerufenen Fördermittel im Projekt verbleiben sollen. Die Stiftung wird mit der Genehmigung des Mittelabrufs zum 1. Dezember 2021 auch über diese Begründung entscheiden.

Können die bereits vor dem 1. Dezember abgerufenen, aber bisher nicht genutzten Fördermittel bei dem Fördermittelempfänger verbleiben, sind diese bis zum 30. März 2022 zu verwenden.

Wie können bereits abgerufene Fördermittel im Projekt verbleiben, wenn am 1. Dezember kein Mittelabruf vorgenommen wird?

Sollten bereits am 1. Oktober 2021 alle Fördermittel für das Jahr 2021 abgerufen worden und somit kein Mittelabruf zum 1. Dezember notwendig sein, melden Sie sich bitte über eine Nachricht im StIL-Portal bei der Stiftung.

Was ist bei der Verausgabung von Sach- und Investitionsmitteln zu beachten, die für 2021 genehmigt wurden und bis zum 30.03.2022 verwendeten werden können?

Bitte beachten Sie, dass Dienstleistungen und Anschaffungen nur dann bis zum 30.03.2022 mit Fördermitteln aus dem Jahr 2021 bezahlt werden können, wenn die Vergabe bereits im Jahr 2021 stattgefunden hat. Sollte diese Bedingung nicht erfüllt werden, kann die Stiftung die ggf. bereits verausgabten Fördermittel zurückfordern.

Bei Vergaben mit einer Höhe von mehr als 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer oder einer Laufzeit von über einem Jahr, ist vorab die Zustimmung der Stiftung einzuholen. Planungen über Aufträge dieser Art sind über den Reiter „Pflichtmitteilungen“ im StIL-Portal zu kommunizieren.

Bitte formulieren Sie dort kurz, wieso die Vergabe des Auftrags zur Erreichung der Projektziele notwendig ist, und laden Sie die dazugehörige Unterlage (das Angebot des potenziellen Auftragnehmers) hoch. Wir prüfen Ihre Anfrage dann zügig.

Die Stiftung prüft den Vertragsabschluss im Hinblick auf die Vereinbarkeit mit dem Förderziel. Wir unterstellen hierbei, dass die Vertragsgestaltung auch im Weiteren den Zielen und Regelungen des Fördervertrages entspricht. Dies gilt gleichermaßen für das durchgeführte Vergabeverfahren. Eine vergaberechtliche Prüfung unsererseits erfolgt nicht, sondern liegt in der Verantwortung der Hochschulen.

Was ist bei der Verausgabung von Personalmitteln zu beachten, die für 2021 genehmigt wurden und im Jahr 2022 verwendet werden können?

Für das Jahr 2021 genehmigte Personalmittel können im Jahr 2022 bis zum 30.03.2022 verwendet werden, um insbesondere die Lohnkosten im Januar 2022 zu decken. Hierfür müssen die entsprechenden Personalverträge noch im Kalenderjahr 2021 geschlossen worden sein. Sollte diese Bedingung nicht erfüllt werden, kann die Stiftung die ggf. bereits verausgabten Fördermittel zurückfordern.

Können verbliebene Mittel aus vorangegangenen Mittelabrufen aus einem vergangenen Jahr mit dem ersten Mittelabruf eines neuen Jahres verrechnet werden?

Nein, aufgrund des Grundsatzes der Jährlichkeit sind noch aus einem vergangenen Jahr vorhandene Mittel an die Stiftung (über den Reiter Mitteilungspflichten) zurückmelden. Die verbliebenen Mittel aus vorangegangenen Mittelabrufen eines vergangenen Jahres sind unverzüglich ohne Aufforderung an die Stiftung zurück zu überweisen. Die dafür zu nutzende Bankverbindung finde Sie im Buchungsbeleg.

Das entsprechende Feld im Mittelabruf dient derzeit nur der Information an die Stiftung und hat keine Auswirkungen auf den Mittelabruf.

Daraus folgt, dass mit dem ersten Mittelabruf des Jahres, Fördermittel für die Ausgaben im ersten Quartal des Jahres aus den für das neue Jahr genehmigten Budget abzurufen sind.

Unterjährig strebt die Stiftung hingegen die Möglichkeit der Verrechnung zwischen Mittelabrufen an. Sobald dies technisch umgesetzt ist, wird die Stiftung darüber informieren.

Dokumentation der Mittelverwendung

Sind die bis zum 1. Dezember 2021 abzurufenden Fördermittel, die im Jahr 2022 verausgabt werden, in dem Zwischennachweis 2021 oder in dem Zwischennachweis 2022 zu dokumentieren?

Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Diese sind bis zum 31. März eines jeden Projektjahres für das abgeschlossene Kalenderjahr einzureichen.

Die bis zum 1. Dezember 2021 abzurufenden Fördermittel, die im Jahr 2022 verausgabt werden, sind in dem Zwischennachweis 2021 zu berücksichtigen. Der Zwischennachweis 2021 bezieht sich auf das Kalenderjahr 2021 und ist bis zum 31. März 2022 einzureichen.

Eine Möglichkeit, diese Frist auf Antrag zu verlängern, besteht nicht. Daraus folgt, in Abhängigkeit von den hochschulinternen Prozessen (bspw. Kassenschluss), dass es nicht allen Hochschulen möglich sein wird, die bestehende Frist zur Verausgabung von genehmigten Fördermitteln für das Jahr 2021 bis zum 30. März 2022 komplett zu nutzen.

Die Einreichung des Zwischennachweises erfolgt über das StIL-Portal. Wenn die zu verwendenden Vorlagen für den zahlenmäßigen Nachweis und den Sachbericht des Zwischennachweises 2021 zeitnah bereitstehen, werden Sie gesondert informiert.

Was ist bei der Dokumentation von Fördermitteln zu beachten, die für hochschulinterne Fonds/Wettbewerbe genehmigt wurden und von hochschulinternen Projekten verausgabt werden?

Die in den genehmigten Finanzierungsplänen in der Regel in einem Ausgabenposten zusammengefassten Fördermittel für hochschulinterne Fonds/Wettbewerbe können innerhalb des Finanzierungsplans auch dann in einem Ausgabenposten verbleiben, wenn die hochschulinternen Projekte damit Ausgaben tätigen, die in andere Finanzpositionen fallen. Die Ausgabenposten für hochschulinterne Fonds/Wettbewerbe werden somit in der Berechnung der Höhe der Umdisposition nicht wirksam.

Die Ausdifferenzierung der Ausgaben der hochschulinternen Projekte in die tatsächlichen Finanzierungsposten ist im Rahmen der Nachweisprüfung über eine gesonderte Belegliste vorzunehmen.

Wenn die zu verwendenden Vorlagen für den Zahlenmäßigen Nachweis und den Sachbericht des Zwischennachweises 2021 zeitnah bereitstehen, werden Sie gesondert informiert.

Wie können die Projekte die Daten eines Mittelabrufs außerhalb des StIL-Portals dokumentieren?

Das Aufrufen der Daten eines Mittelabrufs ist nach Einreichung im StIL-Portal nicht mehr möglich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, einen Beleg zu generieren. Auf der rechten Seite des Portals sind Links zu verschiedenen Dokumenten hinterlegt. Dort finden Sie auch den Link zum Herunterladen eines Belegs zum Mittelabruf.

Sonstiges

Wann ist die Stiftung wie zu nennen?

Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.

Weiteres Informationsmaterial

Förderbedingungen zur FBM2020

Anleitung zum Portal