Mittelanforderung

Wie können angeforderte, aber nicht alsbaldig verwendete Mittel bei den Projekten verbleiben?

Angeforderte Mittel, die nicht innerhalb von höchstens drei Monaten verwendet werden, sind unverzüglich und unaufgefordert zurückzuzahlen. Hiervon kann abgewichen werden, wenn eine Einigung zum Verbleib der Mittel für eine alsbaldige Verausgabung beantragt wird und wir dem zustimmen.

Um nicht alsbaldig verwendete Mittel aus dem laufenden Haushaltsjahr bei den Projekten belassen zu können, ist dies von Ihnen im Kontext der Mittelanforderung im StIL-Portal über die Setzung des Häkchens vor der Aussage „Verbliebene Mittel aus dem letzten Mittelabruf werden alsbaldig (innerhalb der nächsten 3 Monate) verwendet und reduzieren die abgerufenen Mittel nicht.“ zu beantragen.

Die am letzten Tag des Monats vor dem Stichtag der Mittelanforderung (31.03; 30.06.; 30.09.; 30.11.) verbliebenen Mittel sind in dem Formular zur Mittelanforderung anzugeben. Sollte es nicht möglich sein, eine exakte Zahl mitzuteilen, schätzen Sie bitte die verbliebenen Mittel.

Übersteigen die Restmittel die Summe von 1.000 € ist in dem Freifeld „Gründe für nicht alsbaldige Verwendung der verbliebenen Mittel“ darzulegen, warum die angeforderten Mittel nicht innerhalb der Frist von höchstens drei Monaten (seit dem letzten Mittelabruf) verwendet werden konnten. Beispiele hierfür könnten nicht vorliegende Rechnungen oder auch Vakanzen innerhalb der Hochschulverwaltung sein. Dabei sind bitte auch die betroffenen Ausgabenposten zu benennen. Ohne eine Begründung können wir dem Mittelverbleib nicht zustimmen und müssen die entsprechenden Mittel zurückfordern.

In dem Textfeld „Angaben zum geplanten Einsatz der verbliebenen Mittel“ ist für die Ausgabenposten auszuführen, wofür die Mittel alsbald verausgabt werden sollen. Bitte legen Sie dabei den Projektbezug und die Notwendigkeit der Verwendung dar.

Sollten Ihre Ausführungen überzeugen, stimmt die Stiftung mit der Genehmigung des Mittelabrufs auch dem Verbleib der nicht alsbaldig verausgabten Mittel zur alsbaldigen Verausgabung zu.

Bitte beachten Sie, dass der Verbleib der Mittel aufgrund des Grundsatzes der Jährlichkeit nur innerhalb eines Jahres möglich ist. Verbliebene Mittel können nur für das laufende Jahr angegeben werden und können daher nicht Restmittel aus einem vorherigen Jahr einbeziehen. Mittel, die am 1. Dezember abgerufen wurden und nicht bis zum 31. März des Folgejahres verausgabt wurden, müssen unverzüglich und ohne Aufforderung über das StIL-Portal als Rückzahlung mitgeteilt werden.

Restmittel aus dem vergangenen Jahr können dementsprechend nicht mit der ersten Mittelanforderung des neuen Jahres verrechnet werden. Im Mittelabruf zum 1. April sind folglich als verbliebene Mittel nur solche anzugeben, die aus dem Mittelabruf zum 1. Februar stammen.

Was ist zu beachten, wenn zu einem Stichtag keine Mittel angefordert werden sollen?

Bitte beachten Sie, dass eine Mittelanforderung ohne Angabe von Summen (insbesondere Eintrag von 0€) technisch nicht möglich ist. Bitte schreiben Sie uns in diesem Fall eine kurze Nachricht über das StIL-Portal, dass Sie zum betreffenden Stichtag keine Mittel abrufen werden.

Wurden zum 1. Oktober bereits alle Mittel eines Jahres angefordert und können diese wiedererwartend doch nicht bis zum 15. Januar des Folgejahres verausgabt werden, wenden Sie sich bitte zur Klärung eines Verbleibs der entsprechenden Mittel über das StIL-Portal an uns. Ohne eine Einigung zum Verbleib der zum 1. Oktober abgerufene Mittel, können diese nicht im Folgejahr verausgabt werden.

Wie sind Fördermittel anzufordern, wenn Umdispositionen geplant sind?

Die bisherige Praxis, Umdispositionen im Formular des Mittelabrufs darzulegen, wird aufgegeben. Es hat sich gezeigt, dass die bisherige Praxis zu unnötigen Schwierigkeiten in der Darstellung im Zwischennachweis geführt hat. Dem wollen wir begegnen, indem wir das Verfahren vereinfachen.

Bitte fordern Sie ab jetzt Fördermittel entsprechend der im genehmigten Finanzierungsplan veranschlagten Summen an. Umdispositionen sind bei der Mittelanforderung noch nicht anzugeben. Wenn Sie bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im genehmigten Finanzierungsplan angegeben.

Bitte beachten Sie die Notwendigkeit zur Zustimmung durch die Stiftung von Umdispositionen von über 20% der genehmigten Gesamtsumme eines Kalenderjahres. Eine Umdisposition von mehr als 20% muss in Form einer Pflichtmitteilung angezeigt und begründet werden. Alle Umdispositionen, die unter 20% liegen werden im Laufe des Jahres dokumentiert und im nächsten Zwischennachweis ausgewiesen. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei Ihnen.

Mittelverwendung

Jahreswechsel

Können die am 1. Dezember angeforderten Fördermittel im folgenden Jahr verwendet werden?

Die mit dem letzten Mittelabruf des Jahres am 1. Dezember abgerufenen Fördermittel können unter bestimmten Bedingungen bis zum 31. März des Folgejahres verwendet werden.

Bitte beachten Sie, dass Dienstleistungen und Anschaffungen nur dann bis zum 31. März mit Fördermitteln aus dem Vorjahr erstattet werden können, wenn der Rechtsgrund für die Anschaffung bereits im vorherigen Jahr gelegt wurde. D.h. dass beispielsweise Aufträge verbindlich vergeben und Bestellungen verbindlich aufgegeben worden sein müssen. Bei Personalmitteln muss ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geändert bzw. geschlossen worden sein. Sollte diese Bedingung nicht erfüllt sein, kann die Stiftung diese Mittel zurückfordern.

Wie gewohnt ist bei Vergaben mit einer Höhe von mehr als 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer oder einer Laufzeit von über einem Jahr, vorab die Zustimmung der Stiftung einzuholen. Planungen über Aufträge dieser Art sind über den Reiter „Pflichtmitteilungen“ im StIL-Portal zu kommunizieren.

Bitte formulieren Sie dort kurz, wieso die Vergabe des Auftrags zur Erreichung der Projektziele notwendig ist, und laden Sie die dazugehörige Unterlage (das Angebot des potenziellen Auftragnehmers) hoch. Wir prüfen Ihre Anfrage dann zügig.

Die Stiftung prüft den Vertragsabschluss im Hinblick auf die Vereinbarkeit mit dem Förderziel. Wir unterstellen hierbei, dass die Vertragsgestaltung auch im Weiteren den Zielen und Regelungen des Fördervertrages entspricht. Dies gilt gleichermaßen für das durchgeführte Vergabeverfahren. Eine vergaberechtliche Prüfung unsererseits erfolgt nicht, sondern liegt in der Verantwortung der Hochschulen.

Die Frist zur Einreichung des Zwischennachweises zum 31. März des folgenden Jahres für die gesamten Mittel aus dem vorherigen Jahr bleibt bestehen. Nach Ende März können die Mittel aus dem Vorjahr nicht weiterverwendet werden. Eine Verrechnung der Mittel aus dem Vorjahr mit den Mitteln aus dem neuen Jahr ist nicht möglich. Etwaig vorhandene Restmittel aus dem Vorjahr müssen zurückgezahlt werden.

Umdispositionen

Wie können Umdispositionen mitgeteilt werden?

Im StIL-Portal steht Ihnen der Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ zur Verfügung. Während das erste Feld „Ausgaben“ im direkten Zusammenhang zum Zwischennachweis steht, kann das Feld „Umdispositionen“ jederzeit selbstständig von den Projekten befüllt werden. Die dort eingegebenen Daten werden im Reiter „Fördermittelstatus“ sichtbar und ermöglichen den Projekten dort eine Übersicht darüber zu haben, wie viele Fördermittel eines Jahres bereits umgewidmet wurden.

Ohne eine vorherige Zustimmung der Stiftung dürfen die Projekte Umdispositionen bis zu 20 Prozent der Gesamtsumme des Kalenderjahres vornehmen. Umdispositionen mit einem Umfang von über 20 Prozent sind im Vorfeld zustimmungspflichtig. Die Beantragung der Zustimmung der Stiftung zu Umdispositionen über 20 Prozent der Gesamtsumme des Kalenderjahres erfolgt über den Reiter „Pflichtmitteilungen“. Die bisherige Praxis, Umdispositionen im Formular des Mittelabrufs darzulegen, wird damit aufgegeben.

Wie ist die notwendige Zustimmung zu einer Umdispositionen mit einem Umfang von über 20 Prozent der Gesamtsumme des Kalenderjahres einzuholen?

Durch die Prüfung der Zwischennachweise für das Jahr 2021 wurde deutlich, dass eine Anpassung bei den Umdispositionen erforderlich ist. Umdispositionen sind ab sofort nicht mehr bei einer Mittelanforderung anzugeben. Wenn Sie bereits vor einer Mittelanforderung bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im Finanzierungsplan angegeben. Dies gilt für alle Mittelanforderungen, beginnend ab 1. Oktober 2022.

Bitte beachten Sie, dass Umdispositionen von mehr als 20% der genehmigten Gesamtsumme des Kalenderjahres zustimmungspflichtig sind. Das bedeutet: Alle Umdispositionen sind im Laufe des Jahres zu dokumentieren. Im Zuge des Mittelabrufs, der die Grenze von 20% überschreitet, ist die Umdisposition im Reiter „Pflichtmitteilungen“ zur Zustimmung mitzuteilen und im Reiter Ausgaben und Umdispositionen einzupflegen.

Wir empfehlen grundsätzlich den Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ laufend zu pflegen. Anhand dessen haben Sie, wenn sie dies bei jeder Umdisposition machen, eine aktuelle Übersicht, in welcher Höhe Umdispositionen stattgefunden haben.

FBM2020 plus

Können FBM2020 plus Fördermitteln mit regulären Fördermitteln kombiniert werden?

FBM2020 plus Fördermittel und FBM2020 Fördermittel sind nicht miteinander kombinierbar. Die FBM2020 plus Fördermittel sind entsprechend den geltenden Förderbedingungen und getrennt von den FBM2020 Fördermitteln zu verwenden. Eine Verschiebung zwischen FBM2020 plus Fördermittel und FBM2020 Fördermittel ist nicht möglich.

Für die Rückzahlung von nicht alsbaldig verausgabten FBM2020 plus Fördermitteln ist wichtig, dass bei der Mitteilung der Rückzahlung im Reiter „Rückzahlung“ in der Eingabemaske unter „Art der Mittel“ „FBM2020 plus“ ausgewählt wird.

Bis wann können die zusätzlich für FBM2020 plus zugesagten Fördermittel verausgabt werden?

Neben den regulären FBM2020 Fördermitteln gilt auch für FBM2020 plus Fördermittel, dass diese – entgegen der ursprünglichen Ankündigung – unter Bedingungen bis zum 31. März 2023 verausgabt werden können. Damit möchten wir Ihnen eine agile Projektdurchführung ermöglichen.

Um die Möglichkeit einer Verausgabung bis zum 31. März 2023 nutzen zu können, ist es zwingend notwendig, Dienstleistungen und Anschaffungen bereits im Jahr 2022 zu beauftragen bzw. Personalverträge noch im Jahr 2022 zu schließen bzw. anzupassen. Verausgabt werden müssen die Fördermittel bis zum 31. März 2023, entscheidend ist dabei der Tag der Zahlung (und nicht der Buchungstag).

Da Sie die FBM2020 plus Fördermittel bereits Ende September ausgezahlt bekommen haben, ist es zusätzlich notwendig, eine Einigung zum Mittelverbleib herzustellen. Sollten Sie die Möglichkeit der Verausgabung bis 31. März 2023 für FBM2020 plus Fördermittel nutzen wollen, schreiben Sie uns bis zum 15. Dezember 2022 eine Nachricht im StIL-Portal und teilen Sie uns unter Verweis auf FBM2020 plus Fördermittel bitte a.) die Gründe für die nicht alsbaldige Verwendung der verbliebenen FBM2020 plus Fördermittel mit und b.) skizzieren Sie kurz, wie Sie planen die verbliebenen FBM2020 plus Fördermittel einzusetzen.

Die reguläre Mittelanforderung zum 1. Dezember 2022 können Sie dafür nicht verwenden, da es sich um FBM2020 plus Fördermittel handelt.

Nur wenn wir auf diesem Weg eine Einigung zum Verbleib der Fördermittel treffen, kann eine Verausgabung bis zum 31. März verlängert werden.

Die Frist zur Einreichung des Zwischennachweises zum 31. März 2023 für die regulären FBM2020 Fördermittel wie auch die im Kontext von FBM2020 plus zugesagten Fördermittel aus dem Jahr 2022 besteht unabhängig von der Möglichkeit zur Verausgabung bis zum 31. März 2023 und ist einzuhalten.

Was ist bei der Rückzahlung von FBM2020 plus Fördermitteln zu beachten?

Für die Rückzahlung von nicht alsbaldig verausgabten FBM2020 plus Fördermitteln ist bei der Mitteilung im Reiter „Rückzahlung“ in der Eingabemaske unter „Art der Mittel“ bitte „FBM2020 plus“ auszuwählen.

Diese Besonderheit ausgenommen sind Rückzahlung von FBM2020 plus Fördermitteln ebenso zu handhaben wie die Rückzahlung von regulären FBM2020 Fördermitteln. Rückzahlungen können aus den folgenden Gründen notwendig werden:

• Der Kassenbestand konnte nicht alsbald verwendet werden und mit der Stiftung keine Einigung über den Verbleib der Fördermittel zur zeitnahen Verausgabung getroffen werden.
• Der Kassenbestand wird nicht benötigt (z.B. durch verminderte Ausgaben).
• Es wurden weitere Drittmittel oder Eigenmittel eingesetzt.
• Aufforderung durch die Stiftung.

Um eine Rückzahlung vorzunehmen, tragen Sie die Summe der Finanzpositionen Personalmittel, Sachmittel und Investitionen unter dem Reiter „Rückzahlung“ ein und geben die Rückzahlung zur Freigabe an uns. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung, dass die Rückzahlung freigegeben wurde und können schließlich die Rückzahlung anstoßen. Damit werden die Daten final im StIL-Portal angelegt und der notwendigen Buchungsbeleg erzeugt. Sie können diesen Buchungsbeleg dann für die Rückzahlung an Ihre Buchhaltung weitergeben.

Sobald Ihnen bekannt ist, dass Fördermittel nicht verausgabt werden können, zahlen Sie diese bitte unaufgefordert und unverzüglich über das StIL-Portal an die Stiftung zurück.

Hiervon kann abgewichen werden, wenn Sie sich mit der Stiftung im StIL-Portal im Zuge der Mittelanforderung, auf den Verbleib der Fördermittel für eine alsbaldige Verausgabung einigen.

Wie erfolgt die Abrechnung der zugesagten Fördermittel für FBM2020 plus?

Ausgehend von den zugesagten Fördermitteln werden die notwendigen Ausgaben (wie beispielsweise Reisekosten, Miete, Unterbringung, Honorare oder auch Pauschalen für Veranstaltungsorte) entsprechend unserer Förderbedingungen im Zwischennachweis für das Jahr 2022 abgerechnet.

Um eine unkomplizierte, transparente Abrechnung zu ermöglichen, werden die Fördermittel für FBM2020 plus voraussichtlich in einem zusätzlichen Arbeitsblatt des Zwischennachweises für das Jahr 2022 einzutragen zu sein. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass die FBM2020 plus Fördermittel separat und getrennt von den regulären FBM2020 Fördermittel zu bewirtschaften sind.

Gelten die Regeln für Umdispositionen auch für FBM2020 plus?

Die Förderbedingungen zur Förderbekanntmachung „Hochschullehre durch Digitalisierung stärken“ (FBM2020) gelten auch für FBM2020 plus. Dementsprechend gelten die Regeln zur Umdisposition auch für die genehmigten FBM2020 plus Fördermittel.

Wo sind die FBM2020 plus Fördermittel im StIL-Portal abgebildet?

Die FBM2020 plus Fördermittel werden im StIL-Portal separat von den regulären FBM2020 Fördermitteln in den Reitern Fördermittelstatus sowie Ausgaben und Umdispositionen abgebildet. Sobald dies technisch umgesetzt wurde, werden wir Sie darüber informieren.

Wie ist der Reiter Ausgaben und Umdispositionen im StIL-Portal für FBM2020 plus zu pflegen?

Bitte nutzen Sie auch für die regulären FBM 2020 Fördermittel für die FBM 2020 plus Fördermittel den Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ im StIL-Portal.

Während das erste Feld „Ausgaben“ im direkten Zusammenhang zum Zwischennachweis steht, kann das Feld „Umdispositionen“ jederzeit selbstständig von den Projekten befüllt werden.

Die dort eingegebenen Daten werden im Reiter „Fördermittelstatus“ sichtbar und ermöglichen den Projekten dort eine Übersicht darüber zu haben, wie viele Mittel eines Jahres bereits umgewidmet wurden. Bitte beachten Sie, dass derzeit im StIL-Portal die Summenbildung im Reiter „Fördermittelstatus“ fehlerhaft ist. Der IT-Dienstleister ist bereits informiert und wird dies zeitnah korrigieren. Die Summenbildung wird nach Behebung des Fehlers im Portal automatisch korrigiert.

Ohne eine vorherige Zustimmung der Stiftung dürfen auch für FBM 2020 plus Umdispositionen bis zu 20 Prozent der Gesamtsumme vorgenommen werden. Umdispositionen mit einem Umfang von über 20 Prozent sind im Vorfeld zustimmungspflichtig. Dafür tragen Sie bitte die entsprechenden Summen zunächst im Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ ein und senden uns anschließend eine Nachricht im Reiter „Pflichtmitteilungen“. Bitte begründen Sie die Umdisposition im Textfeld. Wird die Pflichtmitteilung genehmigt, kann die Umdisposition vorgenommen werden. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar.

Um die separate Bewirtschaftung der regulären FBM 2020 Mittel und der FBM 2020 plus Mittel nachvollziehbar zu halten, nutzen Sie für die FBM 2020 plus Fördermittel das Feld „Bemerkung“ und tragen dort zwingend „FBM 2020 plus (2022)“ ein.

Rückzahlung von Mitteln

Wann ist die Rückzahlung der verbliebenen Fördermittel aus dem Jahr 2021 zu tätigen?

Auch wenn Ihnen bereits bekannt ist, dass nicht alle Fördermittel aus dem Jahr 2021 verausgabt wurden, warten Sie bitte mit der Rückzahlung bis nach der Prüfung der Zwischennachweise.

Wir haben ab dem 26. September begonnen, alle Restmittel aus einem abgeschlossenen Haushaltjahr zurückzufordern. Diese Aufforderung ist durch Sie zu bestätigen, um die Daten final im System abzulegen und den Buchungsbeleg für die Rückzahlung zu erzeugen. Eine Möglichkeit zur Verrechnung über Haushaltsjahre hinweg besteht nicht.

In Zukunft wird es so sein, dass Sie nicht verwendete Mittel gemäß der Förderbedingungen jederzeit zurückzahlen bzw. mit dem nächsten Mittelabruf verrechnen können. Weiterhin wird es aber notwendig sein, die in einem Haushaltsjahr nicht verwendeten Mittel an die Stiftung zurückzuüberweisen.

Bitte beachten Sie die technische Anleitung zu dem Reiter Rückzahlung.

Da Rückzahlungen bisher technisch nicht möglich waren, fallen für die Rückzahlungen aus dem Jahr 2021 keine Zinszahlungen an.

Wie können abgerufene Fördermittel an die Stiftung zurückgezahlt werden?

Nutzen Sie bitte ab sofort im StIL-Portal den Reiter „Rückzahlung„, um Fördermittel an uns zurückzuzahlen. Rückzahlungen können aus den folgenden Gründen notwendig werden:

• Der Kassenbestand konnte nicht alsbald verwendet werden und mit der Stiftung keine Einigung über den Verbleib der Fördermittel zur zeitnahen Verausgabung getroffen werden.
• Der Kassenbestand wird nicht benötigt (z.B. durch verminderte Ausgaben).
• Es wurden weitere Drittmittel oder Eigenmittel eingesetzt.
• Aufforderung durch die Stiftung.

Um eine Rückzahlung vorzunehmen, tragen Sie die Summe der Finanzpositionen Personalmittel, Sachmittel und Investitionen unter dem Reiter „Rückzahlung“ ein und geben die Rückzahlung zur Freigabe an die Stiftung. Sie erhalten dann eine Bestätigung von uns, dass die Rückzahlung freigegeben wurde und können schließlich die Rückzahlung anstoßen. Damit werden die Daten final im System angelegt und der notwendigen Buchungsbeleg erzeugt. Sie können diesen Buchungsbeleg dann für die Rückzahlung an Ihre Buchhaltung weitergeben.

Sobald Ihnen bekannt ist, dass Fördermittel nicht verausgabt werden können, zahlen Sie diese bitte unaufgefordert und unverzüglich über das StIL-Portal an die Stiftung zurück. Dies gilt für alle angeforderten Mittel, die nicht innerhalb von höchstens drei Monaten verwendet werden. Hiervon kann abgewichen werden, wenn Sie sich mit der Stiftung im StIL-Portal im Zuge der Mittelanforderung, auf den Verbleib der Mittel für eine alsbaldige Verausgabung einigen.

Bitte beachten Sie, dass der Verbleib der Mittel aufgrund des Grundsatzes der Jährlichkeit nur innerhalb eines Kalenderjahres möglich ist. Mittel, die am 1. Dezember abgerufen wurden und nicht bis zum 31. März des Folgejahres verausgabt wurden, müssen unverzüglich und ohne Aufforderung über das StIL-Portal als Rückzahlung mitgeteilt werden.

Das gilt sowohl für die im Fördervertrag vereinbarten Mittel als auch für die Mittel der Projekterweiterung FBM2020 plus.

Kann der Zwischennachweis für das Jahr 2021 angepasst werden, wenn im Folgejahr bis zum 31. März verausgabte Mittel in diesem nicht enthalten waren?

Wir nehmen keine nachträglichen Änderungen der bereits eingereichten Zwischennachweise für das Jahr 2021 an. Die Hochschulen, die die Verausgabung der Mittel bis zum 31. März 2022 nicht im Zwischennachweis für 2021 aufgeführt haben, müssen diese Mittel aus dem genehmigten Budget für das Jahr 2022 zurückzahlen.

Da es voraussichtlich auch im Jahr 2023 die Möglichkeit der Beantragung von zusätzlichen Mitteln geben wird, sollte Ihnen trotz dieses Vorgehens ein erfolgreicher Projektverlauf sichergestellt sein.

Sonstiges

Wann ist die Stiftung wie zu nennen?

Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.