Eine nicht vollständige verwendete Sachmittelpauschale für direkte Verwaltungsausgaben verbleibt beim Fördermittelempfänger. Die Sachmittelpauschale soll während der Projektlaufzeit für direkte Verwaltungsausgaben genutzt werden, also Geschäftsbedarf oder Verbrauchsmaterialien, die sich während der Projektlaufzeit verbrauchen, bzw. keinen längerfristigen Nutzen haben. Direkte Verwaltungsausgaben können nur über die Sachmittelpauschale gefördert werden – eine Finanzierung als Sachmittel ist nicht möglich.
Die Verwendung der Sachmittelpauschale ist nicht an ein Haushaltsjahr gebunden. Die Sachmittelpauschale unterliegt keiner Verwendungsfrist.
Beachten Sie die FAQ zur Sachmittelpauschale: https://stiftung-hochschullehre.de/faq/was-ist-die-sachmittelpauschale-fuer-direkte-verwaltungsausgaben-und-wofuer-kann-sie-eingesetzt-werden/
Eine zentrale Anforderung an Freiraum-Projekte ist, dass sie von der Person geleitet werden, welche ihre Idee mittels einer Interessensbekundung eingereicht und den Antrag gestellt hat. Deshalb kann die Projektleitung nur in begründeten Ausnahmefällen geändert werden, deren Grund nicht bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung vorlag, z.B. wegen Krankheit oder Schwangerschaft.
Ein Antrag zum Projektleitungswechsel ist genehmigungspflichtig. Ein Antrag muss schriftlich bei der Stiftung gestellt werden (freiraum@stiftung-hochschullehre.de).
Während der Projektlaufzeit können Ausgaben in der Höhe von bis zu 20 % der Einzelpositionen (kalenderjährliche Fördersumme) umdisponiert werden, soweit die Positionen an anderer Stelle ausgeglichen werden. Umdispositionen nehmen Sie direkt in der Mittelanforderung vor, indem Sie Ihre Fördermittel bedarfsgerecht anfordern. Die jeweiligen Umdispositionen werden bei Zwischen- und Verwendungsnachweisen im zahlenmäßigen Nachweis summarisch dargestellt.
Bei einer Rückzahlung errechnet sich die Sachmittelpauschale automatisch und anteilig (10%) mit den angegebenen Personalmitteln. Bitte beachten Sie, dass bei Nichtangabe von Personalmitteln auch keine Sachmittelpauschale berechnet wird.
Liegen die tatsächlichen Kosten einer Personalstelle unter der Höhe der Personalpauschale, verbleibt die Differenz beim Fördermittelempfänger.
Die Entgeltgruppen und der Beschäftigungsumfang der Mitarbeiter:innen werden im Rahmen der Nachweise dargelegt; die Erfahrungsstufe nicht.
Die Höhe der Personalpauschale kann nicht verändert werden.
Sofern die Personalpauschale die Erfahrungsstufe bei einem Mitarbeitenden übersteigt und ein anderer Mitarbeitender eine niedrigere Erfahrungsstufe als die in der Personalpauschale veranschlagte Stufe erhält, können diese Über- bzw. Unterfinanzierungen miteinander ausgeglichen werden.
(Höhere) Erfahrungsstufen können nicht ausgeglichen werden über nichttarifbeschäftigte SHK oder durch Umdispositionen von Sachmitteln und Investitionen. Sonstige Kosten liegen in der Verantwortung der geförderten Einrichtung.
Umdispositionen aus Sachmitteln oder Investition erhöhen die Personalmittel, aber nicht die einzelne Personalpauschale.
Wird im Projekt z.B. eine Personalstelle mit der Erfahrungsstufe 1 und eine Personalstelle mit Erfahrungsstufe 5 beschäftigen, so können sie den aus der ersten Personalpauschale übrigbleibenden Anteil für die Begleichung der zweiten Stelle verwenden.
Umdispositionen zwischen den Einzelpositionen von mehr als 20% der Gesamt-Jahressumme müssen vorab durch einen Änderungsantrag im Förderportal beantragt werden und sind somit zustimmungs- und dokumentationspflichtig. Eine Mittelanforderung kann erst nach Zustimmung des betreffenden Änderungsantrags durch die Stiftung abgesendet werden.
Überschreitungen von mehr als 20 Prozent, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar.
Umdispositionen nehmen Sie direkt in der Mittelanforderung vor, indem Sie Ihre Fördermittel bedarfsgerecht anfordern.
Der geprüfte Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich. Verbundprojekte können Fördermittel während der Pro-jektlaufzeit nicht zwischen den Verbundpartnern verschieben.
Anpassungen einzelner Ausgabenposten innerhalb einer Einzelposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Einzelposition um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Einzelposition umdisponiert werden.
Während der Projektlaufzeit können Ausgaben in der Höhe von bis zu 20 % der Einzelpositionen (kalenderjährliche Fördersumme) umdisponiert werden, soweit die Positionen an anderer Stelle ausgeglichen werden. Die jeweiligen Umdispositionen sind bei Zwischen- und Verwendungsnachweisen anzugeben.
Bitte beachten Sie hierzu auch die FAQs zu den Umdispositionen.
Die Mittel des Haushaltsjahres müssen bis spätestens zum 01.Dezember angefordert werden (23:59 Uhr). Mittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert werden, verfallen.
Wenn der Rechtsgrund im laufenden Haushaltsjahr der Mittelanforderung gelegt wurde, können die Mittel bis zur angegebenen Verwendungsfrist im Buchungsbeleg im folgenden Haushaltsjahr verausgabt werden.
Erforderlich: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geschlossen worden sein muss. Vergabe- und Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung innerhalb der Verwendungsfrist erfolgen.
Für Dienstreisen gilt, dass Reiseleistungen (z.B. Hotel, Transport, Teilnahmegebühr) im Vorjahr gebucht sein müssen. Ein Dienstreiseantrag reicht nicht aus. Tagegelder für Reisen im neuen Jahr dürfen nicht aus Fördermitteln des Vorjahres gezahlt werden. Die Dienstreise muss vor Ablauf der Verwendungsfrist stattfinden.
Belege dürfen nur vollständig abgerechnet werden. Ein Belegsplitting zwischen den Haushaltsjahren ist nicht zulässig.
Mittel können jederzeit angefordert werden, vorausgesetzt, es befindet sich zu dem Zeitpunkt keine Mittelanforderung in Prüfung.
Die Mittel des Haushaltsjahres müssen bis spätestens zum 01.Dezember angefordert werden (23:59). Mittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert werden, verfallen.
Durch den Kassenschluss nach dem 01.Dezember wird das Förderportal für die Einreichung von Mittelanforderungen für den Rest des Jahres geschlossen. Mittelanforderungen für das neue Haushaltsjahr sind ab Februar möglich. Planen Sie bei Umdispositionen >20% und den damit zu stellenden Änderungsantrag unbedingt eine Bearbeitungszeit durch die StIL von mind. 5 Werktagen ein. Eine Mittelanforderung kann erst nach Zustimmung zum Änderungsantrag eingereicht werden.
Der Mittelbedarf setzt sich zusammen aus den Restmitteln und den neuen/zusätzlich angeforderten Fördermitteln.
Als Restmittel gelten alle Mittel, die zum Zeitpunkt einer neu eingereichten Mittelanforderung noch von der/den bisher ausgezahlten Mittelanforderung(en) vorhanden sind. Die Verwendungsfrist (90 Kalendertage inkl. Feiertage) darf nicht überschritten werden.
Geben Sie in der Mittelanforderung den Mittelbedarf sowie die vorhandenen Restmittel an. Der Mittelbedarf wird mit dem Betrag der Restmittel verrechnet und ergibt die Summe der angeforderten Mittel. Die Verwendungsfrist für den gemeldeten Mittelbedarf ist dem Buchungsbeleg zu entnehmen.
Grundsätzlich sind Fördermittel innerhalb von drei Monaten bzw. 90 Kalendertagen inkl. Feiertage nach Erhalt zu verausgaben. Restmittel können vor Ablauf der Verwendungsfrist mit der nächsten Mittelanforderung verrechnet werden.
In der Mittelanforderung geben Sie Ihren Mittelbedarf für die kommenden drei Monate bzw. 90 Kalendertage inkl. Feiertage an. Der Bedarf setzt sich zusammen aus möglichen Restmitteln und dem neuen/zusätzlichen Bedarf. Die Restmittel aus einer vorherigen Mittelanforderung reduzieren den ausgezahlten Betrag.
Nach Ablauf der Verwendungsfrist ist die Verrechnung von Restmitteln nicht mehr möglich. Nicht verausgabte Mittel müssen unverzüglich über das Förderportal als Rückzahlung an die StIL gemeldet werden.
Die Fördermittel sind bedarfsgerecht und im Voraus für maximal drei Monate/ 90 Kalendertage inkl. Feiertage anzufordern.
Die angeforderten Mittel werden immer für das laufende Haushaltsjahr angefordert und verausgabt (Jährlichkeitsprinzip).
Eine Mittelanforderung kann jederzeit über das Förderportal eingereicht werden, vorausgesetzt, es befindet sich zu dem Zeitpunkt keine andere Mittelanforderung in Prüfung.
Die Sachmittelpauschale errechnet sich in der Mittelanforderung automatisch durch die Eingabe der Personalmittel anteilig mit 10 %.
Ausgaben innerhalb der Sachmittelpauschale sind in den Nachweisen nicht aufzuschlüsseln oder zu belegen. Die Belege sind jedoch bei Bedarf vorzuhalten: Bei Prüfungsbedarf oder Tiefenprüfungen kann in sämtliche Belege aller Ausgabenpositionen Einsicht genommen werden.
Die Höhe der Sachmittelpauschale wird im Nachweis mit den abgerechneten Personalmitteln abgeglichen.
Werden im Nachweis geringere Personalmittel abgerechnet als zugesagt, reduziert sich die Sachmittelpauschale um 10% der angegeben Personalmittel und wird anteilig zurückgefordert. Werden in den Nachweisen mehr Personalmittel abgerechnet als ursprünglich zugesagt, erhöht sich die Sachmittelpauschale nicht.
Die Sachmittelpauschale kann nicht umdisponiert werden. Ebenso kann die Sachmittelpauschale nicht durch Umdisposition erhöht werden.
Die Sachmittelpauschale für direkte Verwaltungsaufgaben (kurz: „Sachmittelpauschale“) kann optional bei Antragstellung ausgewählt werden. Sie beträgt 10% der verausgabten Personalmittel pro Jahr.
Die Sachmittelpauschale kann während der Projektlaufzeit ausschließlich für direkte Verwaltungsausgaben genutzt werden, also Geschäftsbedarf oder Verbrauchsmaterialien, die sich während der Projektlaufzeit verbrauchen, bzw. keinen längerfristigen Nutzen haben.
Beispiele sind:
• Büroartikel: Stift, Papier, Hefter, Klebeband, Briefumschläge
• Druckerverbrauchsmaterialien: Toner, 3D-Druckermaterialien wie Granulat, Ausguss, Kunstharzflüssigkeit und weitere Laborverbrauchsmaterialien: Lösungen, Reagenzien, Pipetten, Filterpapiere
• Unterrichtsmaterial sowie Arbeits- und Hilfsmittel für Versuche, Aufbauten, Ausstellungen, Workshops, Seminare, Exkursionen
• Geschäftsbedarf: Folien, Präsentationskarten, Flipchartpapier, Batterien, Werkzeug
• Druckkosten
• Veranstaltungen: Namensschilder, Lanyards, Banner/Aufsteller, Moderationskoffer, Flyer, Broschüren, Poster
• IT- und Technologiebedarf: Computerzubehör, z.B. Tastaturen, Mäuse, Kabel, Adapter, externe Festplatte, Laptoptaschen, Transportboxen
Bei unverschuldeten Verzögerungen im Projektverlauf sowie besonderen Bedarfen, wie etwa Eltern- und Pflegezeiten bei Projektmitarbeitenden, kann ein Antrag auf Verlängerung der Mittelverausgabung oder auf kostenneutrale Verlängerung gestellt werden. Zeitintensive hochschulinterne Verwaltungsabläufe können als Grund für eine Verlängerung nicht berücksichtigt werden.
Die Beantragung einer verlängerten Mittelverausgabung oder einer kostenneutralen Verlängerung ist nur vom 01.08.2025 bis inkl. 15.11.2025 23:59 Uhr und nur über das StIL-Portal möglich (Reiter „Kostenneutrale Verlängerung“).
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Verlängerungen und zu den Rahmenbedingungen sind ebenfalls im StIL-Portal zu finden (Reiter “Kostenneutrale Verlängerung”).
Bitte denken Sie an Ihre Mitteilungspflicht, sollten sich Verzögerungen des Projekts von mind. sechs Wochen ergeben bzw. die Erreichung der Projektziele gefährdet sein.
Sobald bekannt ist, dass ausgezahlte Fördermittel nicht innerhalb des jeweiligen Verausgabungszeitraumes verausgabt werden, müssen diese mit der nächsten Mittelanforderung verrechnet werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt keine Mittelanforderung anfällt, müssen die verbliebenen Restmittel unaufgefordert und unverzüglich an fokus@stiftung-hochschullehre.de gemeldet werden. Dies gilt für alle angeforderten Mittel, die nicht innerhalb von höchstens drei Monaten verwendet werden.
Die in einem Haushaltsjahr nicht verwendeten Mittel sind an die Stiftung zurückzuüberweisen.
Mittel, die bis zum 31.03. des Folgejahres nicht verausgabt wurden, sind spätestens nach Ende der Verausgabungsfrist (31.03.) an die Stiftung zu melden.
Sollen Mitarbeiter:innen, die bereits in der geförderten Einrichtung dauerhaft beschäftigt sind (grundfinanziertes Personal), im Projekt mitarbeiten und dafür freigestellt werden, wird eine Projekteinsatzverfügung oder eine Ergänzung im Arbeitsvertrag benötigt, die deutlich den Zeitraum und Umfang der Projektarbeit ausweist und das Projekt benennt. Ist ein:e Mitarbeiter:in sowohl im Projekt als auch in anderen Bereichen der geforderten Einrichtung tätig, sind die Stellenanteile voneinander unabhängig zu verwalten. Der Stellenanteil, der durch die Fördermittel der Stiftung gedeckt wird, muss zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden.
Für die Ausschreibungen Fokus Ukraine, Fokus Netzwerke und Fokus Portale gibt es eine telefonische Sprechstunde Dienstags von 09:00 bis 11:00 Uhr unter der Nummer +49 40 6059815 27. Außerhalb der Sprechstunde können Sie sich mit Fragen an fokus@stiftung-hochschullehre.de wenden.
Bitte beachten Sie, dass Anfragen zu anderen als den oben genannten Ausschreibungen nicht bearbeitet werden.
Wir bieten jeden Dienstag von 10 bis 11:30 Uhr und jeden Donnerstag von 14 bis 15:30 Uhr unter 040 6059815 72 eine Telefonsprechstunde zur Klärung von Fragen rund um Ihr Projekt an.
Das Team Projektförderung erreichen Sie zudem wie folgt:
Hochschule durch Digitalisierung stärken: StIL-Portal
Freiraum 2022 und Freiraum 2023: StIL-Portal
Freiraum 2025: freiraum@stiftung-hochschullehre.de
Lehrarchitektur: lehrarchitektur@stiftung-hochschullehre.de
Geben Sie in der E-Mail Ihre Projektnummer an, damit Ihre Frage beantwortet werden kann.
Veränderungen von einzelnen Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Finanzposition umdisponiert werden. Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden. Umdispositionen von mehr als 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme, sind als Pflichtmitteilung über das entsprechende Formular, das Sie unter „Downloads“ finden, mitzuteilen.
Sofern das Projekt im vorangegangenen Kalenderjahr nicht abgeschlossen ist, hat der Fördermittelempfänger einen Zwischennachweis zu erbringen. Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Diese sind bis zum 30. April eines jeden Projektjahres für das abgeschlossene Kalenderjahr einzureichen über https://survey.stiftung-hochschullehre.de/454435?lang=de . Ausgenommen sind davon Projekte, bei denen die Zwischennachweise für das vorangegangene Jahr in den Abschlussnachweis des gesamten Projekts integriert werden können.
Bitte teilen Sie uns regelmäßig mit, wenn sich Kontaktdaten der projektverantwortlichen Personen ändern. Schreiben Sie uns dazu eine E-Mail an fokus@stiftung-hochschullehre.de und teilen Sie uns alle notwendigen Kontaktdaten mit (Vorname, Name, Funktion, E-Mailadresse und Telefonnummer).
Der geprüfte Finanzierungsplan wird Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich.
Veränderungen von einzelnen Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu 20 Prozent der Gesamtjahressumme überschritten werden, sofern die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Finanzpositionen ausgeglichen werden kann (Umdisposition). Diese Anpassungen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig. Beträgt die beantragte Gesamtjahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden.
Sollte es notwendig sein, eine Finanzposition im Finanzierungsplan um mehr als 20 Prozent zu überschreiten, ist dies mit einer Pflichtmitteilung (siehe Punkt Pflichtmitteilung) bei der Stiftung zu beantragen und zu begründen. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent im Finanzierungsplan, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar.
Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig per E-Mail eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach der Frist für die Mittelanforderung.
Die Mittelanforderung erfolgt per Formular, welches ausgefüllt an fokus@stiftung-hochschullehre.de gesendet wird. Pro Stichtag kann nur eine Mittelanforderung eingesendet werden. Sollten Sie eine Korrektur an einer bereits eingereichten Anforderung vornehmen müssen, schreiben Sie uns eine Nachricht per E-Mail. Sofern die Anforderung noch nicht genehmigt wurde, kann sie zur Bearbeitung freigeschaltet werden.
Für die Projekte der Fokus-Förderungen entfällt die Bindung der Mittelanforderungen an die Stichtage. Die Verausgabungsfrist von drei Monaten bleibt unverändert. Deshalb empfehlen wir Ihnen, weiterhin Ihre Projektmittel quartalsweise und möglichst gebündelt anzufordern.
Aus administrativen Gründen können wir keine Mittelanforderungen vor dem 01.02. Und nach dem 01.12. bearbeiten.
Sobald bekannt ist, dass beantragte Fördermittel nicht innerhalb des jeweiligen Verausgabungszeitraumes verausgabt werden, müssen diese unaufgefordert und unverzüglich der Stiftung durch Eingabe einer Rückzahlung im Förderportal gemeldet werden. Dies gilt für alle angeforderten Mittel, die nicht innerhalb von höchstens drei Monaten bzw. 90 Kalendertagen inkl. Feiertage verwendet werden.
Die in einem Haushaltsjahr nicht verwendeten Mittel sind an die Stiftung zurückzuüberweisen.
Bitte beachten Sie auch den FAQ zu Restmitteln.
Der Abschlussnachweis ist im Portal einzupflegen und der Stiftung unaufgefordert spätestens sechs Monate nach Ablauf des im Fördervertrag definierten Förderzeitraums einzureichen. Alle relevanten Informationen, Anleitungen und Vorlagen stellen wir auf unserer Website zur Verfügung. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Abschlussnachweis.
Der Zwischennachweis ist im Portal einzupflegen, die Frist zur Einreichung endet am 30. April (Fristverlängerung vom 31.03.). Mitte März erhalten Sie einen automatischen Aufruf aus dem Portal. Alle relevanten Informationen, Anleitungen und Vorlagen stellen wir auf unserer Website zur Verfügung. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Zwischennachweis.
Steht Personal für eine gewisse Zeit des Projekts z.B. wegen Elternzeit oder Krankheit nicht zur Verfügung, verlängert sich das Projekt nicht automatisch. Das Projekt kann durch Finanzierung von Ersatzpersonal fortgeführt werden. Bitte kontaktieren Sie die Stiftung, sollten sich aus Abwesenheiten des Personals Verzögerungen des Projekts ergeben bzw. die Erreichung der Projektziele gefährdet sein.
Bitte stellen Sie sicher, dass im StIL-Portal alle relevanten Ansprechpersonen im Reiter „Kontaktpersonen“ angegeben sind und dass die dort angegebenen Kontaktdaten aktuell sind. Gerade mit Blick auf Vertretungen und Abwesenheiten empfehlen wir, über die verpflichtende Projektleitung hinaus mindestens eine weitere Kontaktperson anzugeben.
Bei Vergaben mit einer Höhe von mehr als 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer oder einer Laufzeit von über einem Jahr, ist vorab die Zustimmung der Stiftung einzuholen. Planungen über Aufträge dieser Art sind über den Reiter „Pflichtmitteilungen“ im StIL-Portal zu kommunizieren.
Bitte formulieren Sie dort kurz, wieso die Vergabe des Auftrags zur Erreichung der Projektziele notwendig ist, und laden Sie die dazugehörige Unterlage (das Angebot des potenziellen Auftragnehmers) hoch.
Die Stiftung prüft den Vertragsabschluss im Hinblick auf die Vereinbarkeit mit dem Förderziel. Wir unterstellen hierbei, dass die Vertragsgestaltung auch im Weiteren den Zielen und Regelungen des Fördervertrages entspricht. Dies gilt gleichermaßen für das durchgeführte Vergabeverfahren. Eine vergaberechtliche Prüfung unsererseits erfolgt nicht, sondern liegt in der Verantwortung der Hochschulen.
Kommen für die Beschaffung von Hilfsmitteln und Gegenständen unterschiedliche Möglichkeiten in Betracht (Kauf, Miete, Leasing, Mietkauf, o.ä.), ist vor der Beschaffung zu prüfen, welche Form der Beschaffung die wirtschaftlichste ist. Bestehende Rahmenverträge der Hochschule können grundsätzlich genutzt werden, allerdings ist zu dokumentieren, dass deren Nutzung wirtschaftlicher als die singuläre Beschaffung ist. Innerhalb eines Verbundprojekts dürfen keine Aufträge an Verbundpartner:innen vergeben werden.
Die Begründungen zur Projektnotwendigkeit werden pro Ausgabenposition in den Zwischennachweisen und dem Abschlussnachweis von der Stiftung eingefordert. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.
Ja, dabei ist analog zur Erstellung der Finanzierungspläne sicherzustellen, dass die Ausgaben nach den für die Förderung geltenden Förderbedingungen förderfähig sowie notwendig sind und eindeutig dem Projekt zugeordnet werden können. Die aufgeführten Ausgabenposten müssen zur Erreichung der Projektziele notwendig sein. Eine Mitteilung an die Stiftung ist nicht notwendig. Sie finden die Förderbedingungen im Bereich Downloads der Förderungen.
Umdispositionen von mehr als 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme, sind über das StIL-Portal bei der Stiftung zu beantragen. Dafür tragen Sie die entsprechenden Summen zunächst im Reiter „Ausgaben und Umdispositionen“ ein und senden uns anschließend eine Nachricht im Reiter „Pflichtmitteilungen”. Bitte begründen Sie die Umdisposition im Textfeld. Wird die Pflichtmitteilung genehmigt, kann die Umdisposition vorgenommen werden. Überschreitungen von mehr als 20 Prozent, denen nicht zugestimmt wurde, stellen zweckwidrige Verwendungen dar. Ein Rechenbeispiel zur 20 Prozent-Regelung.
Der geprüfte Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags. Damit sind die Fördersummen ebenso wie die Jahressummen für das Projektvorhaben verbindlich. Verbundprojekte können Fördermittel während der Projektlaufzeit nicht zwischen den Verbundpartnern verschieben.
Anpassungen einzelner Ausgabenposten innerhalb einer Finanzposition (Personalmittel, Sachmittel und Investitionen) sind jedoch möglich, wenn sie zum Erreichen der Projektziele notwendig sind und müssen nicht im Vorfeld beantragt werden. Zudem können die im Finanzierungsplan aufgeführten Summen der Finanzpositionen um bis zu (inklusive) 20 Prozent der Gesamt-Jahressumme überschritten werden, indem freie Mittel aus einer anderen Finanzposition umdisponiert werden. Diese Umdispositionen sind ebenfalls nicht zustimmungspflichtig, sondern werden erst im Zwischennachweis dargestellt und begründet. Beträgt die beantragte Gesamt-Jahressumme beispielsweise 50.000 Euro, so können 10.000 Euro ohne vorherige Einwilligung durch die Stiftung umdisponiert werden. Umdispositionen über 20% der Gesamtjahressumme sind zustimmungspflichtig.
Die Frist für die letzte Mittelanforderung des Jahres ist der 01. Dezember (bis 12 Uhr). Die Auszahlung der am 01. Dezember angeforderten Mittel erfolgt zum 30. Dezember. Die Verausgabung dieser Mittel kann unter den folgenden Bedingungen bis zum 31. März erfolgen: Die Verbindlichkeit für die jeweilige Ausgabe ist noch im Vorjahr entstanden. Für Personalmittel bedeutet dies, dass ein Arbeitsvertrag im Vorjahr geschlossen worden sein muss. Auftragsverfahren für Investitions- oder Sachmittel müssen abgeschlossen und der Auftrag im Vorjahr vergeben worden sein. Bestellungen müssen ausgelöst worden sein, auch wenn die Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung im ersten Quartal des Folgejahres erfolgen. Über den 31. März hinaus ist eine Verwendung der Mittel aus dem Vorjahr nicht mehr möglich. Fördermittel, die nicht bis zum 01. Dezember angefordert wurden, verfallen.
Die Fördermittel werden entsprechend der im Finanzierungsplan veranschlagten Summen angefordert. Umdispositionen sind bei der Mittelanforderung noch nicht anzugeben. Wenn Sie bspw. planen, Sachmittel in Personalmittel umzudisponieren, rufen Sie die Mittel dennoch aus dem Budget der Sachmittel ab, so wie ursprünglich im Finanzierungsplan angegeben.
Bitte beachten Sie die Grenze zur Zustimmung von Umdispositionen von über 20% durch die Stiftung und dokumentieren alle Umdispositionen, die darunter liegen im Laufe des Jahres. Die Verantwortung für die ausreichende Dokumentation von Abweichungen vom Finanzierungsplan liegt bei den Fördermittelempfänger:innen.
Ja, im Sinne des Jährlichkeitsprinzips ist die Summe der Fördermittel, die laut des Finanzierungsplans auf ein Kalenderjahr entfällt, im betreffenden Jahr anzufordern. Ein Mittelübertrag in das Folgejahr ist nicht möglich. Während der Projektlaufzeit können Fördermittel nur innerhalb der für ein Kalenderjahr kalkulierten Summe zwischen den verschiedenen Finanzpositionen umdisponiert werden.
Ist die Mittelanforderung korrekt und vollständig eingegangen, so erfolgt die Auszahlung der Fördermittel in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach Prüfung und Freigabe für die Mittelanforderung.
Reichen Sie keine Mittelanforderung mit 0,- EUR ein. Bitte schreiben Sie uns in diesem Fall eine kurze Nachricht über das StIL-Portal, dass Sie zum betreffenden Stichtag keine Mittel anfordern werden.
Pro Stichtag kann nur eine Mittelanforderung eingesendet werden. Sollten Sie eine Korrektur an einer bereits eingereichten Anforderung vornehmen müssen, schreiben Sie uns eine Nachricht über das StIL-Portal. Sofern die Anforderung noch nicht genehmigt wurde, kann sie zur Bearbeitung freigeschaltet werden.
Bitte weisen Sie bei allen Veröffentlichungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auf die Förderung durch die Stiftung hin. Dabei ist der Name der Stiftung stets vollständig auszuschreiben. Wir bitten Sie außerdem, das Logo der Stiftung zu verwenden. (Die Schutzräume um das Logo herum sind in den entsprechenden Bilddateien, die die Stiftung zur Verfügung stellt, bereits angelegt.) Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geförderter Projekte.
Das Logo finden Sie auf der Webseite der Stiftung: https://stiftung-hochschullehre.de/presse/
Steht Personal für eine gewisse Zeit des Projekts z.B. wegen Elternzeit oder Krankheit nicht zur Verfügung, verlängert sich das Projekt nicht automatisch. Das Projekt kann durch Finanzierung von Vertretungspersonal fortgeführt werden. Über etwaige Möglichkeiten einer Projektverlängerung stehen rechtzeitig im Projektverlauf Informationen zur Verfügung. Bitte denken Sie an Ihre Mitteilungspflicht, sollten sich Verzögerungen des Projekts von mind. sechs Wochen ergeben bzw. die Erreichung der Projektziele gefährdet sein.
Bitte stellen Sie sicher, dass im StIL-Portal alle relevanten Ansprechpersonen im Reiter „Kontaktpersonen“ angegeben sind und dass die dort angegebenen Kontaktdaten aktuell sind. Beachten Sie hierzu unbedingt unsere Anleitung für Freiraum 2022 bzw. unsere Anleitung für Freiraum 2023. Gerade mit Blick auf Vertretungen und Abwesenheiten empfehlen wir, über die verpflichtende Projektkoordination hinaus mindestens eine weitere Kontaktperson anzugeben.
Gefördert werden nur projektbezogene Aufwendungen innerhalb der Projektlaufzeit. Folgekosten nach Projektablauf werden nicht übernommen, sondern müssen durch Eigenmittel der geförderten Einrichtung getragen werden. Werden Verträge über die Projektlaufzeit hinausgehend geschlossen, muss die geförderte Einrichtung grundsätzlich nach Projektende die Kosten für die Restlaufzeit der geschlossenen Verträge übernehmen.
Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Regelungen des Vergaberechts zu beachten. Die Stiftung kann weder vergaberechtliche Prüfungen noch Beratungen anbieten. Die Verantwortung für die Einhaltung des Vergaberechts und der Durchführung korrekter Vergabeverfahren liegt bei der geförderten Einrichtung.
Kommen für die Beschaffung von Hilfsmitteln und Gegenständen unterschiedliche Möglichkeiten in Betracht (Kauf, Miete, Leasing, Mietkauf, o.ä.), ist vor der Beschaffung zu prüfen, welche Form der Beschaffung die wirtschaftlichste ist. Bestehende Rahmenverträge der geförderten Einrichtung können grundsätzlich genutzt werden, allerdings ist zu dokumentieren, dass deren Nutzung wirtschaftlicher als die singuläre Beschaffung ist. Innerhalb eines Verbundprojekts dürfen keine Aufträge an Verbundpartner:innen vergeben werden.
Die genehmigten Fördermittel dienen der Deckung von Ausgaben, die für das Projekt zwingend erforderlich sind und werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss zur Vollfinanzierung gewährt. Eigenmittel der Antragsteller:in können (grundsätzlich in das Projekt eingebracht werden, sind allerdings als solche bereits im Antrag auszuweisen. Sofern sie erst später eingebracht werden, besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber der Stiftung.
Nein, die Weitergabe und Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte (auch Kooperations- bzw. Verbundpartner) ist nicht zulässig. Bei einer Zusammenarbeit mit Dienstleistern o.ä., die nicht Teil des Projekts sind, ist es möglich, projektbezogene Ausgaben zu erstatten (z.B. Reisekosten).
Fördermittel sind in der Regel im Voraus für die kommenden drei Monate anzufordern. Folgende Stichtage gelten für die genannten Zeiträume:
Sie erhalten etwa 20 Tage vor den jeweiligen Stichtagen eine automatisierte Nachricht aus dem StIL-Portal, dass Sie eine Mittelanforderung einreichen können. Mittelanforderungen müssen bis spätestens 12 Uhr des Stichtages bei der Stiftung eingegangen sein (bitte nach dem Absenden im Portal nochmals speichern). Eine Mittelanforderung zu anderen Zeitpunkten ist nicht möglich.
Die Fördermittel, die für ein Kalenderjahr im Finanzierungsplan veranschlagt sind, müssen spätestens bis zum 01. Dezember angefordert werden, da sie andernfalls verfallen (siehe Förderbedingungen 4.2).
Der Zwischennachweis ist im Portal einzupflegen, die Frist zur Einreichung endet am 30. April. Mitte März erhalten Sie einen automatischen Aufruf aus dem Portal.
Sie können den Sachbericht und den zahlenmäßigen Nachweis zwischenspeichern. Nach Prüfung der Daten reichen Sie Ihren Zwischennachweis ein. Senden Sie uns den Nachweis bitte nicht per E-Mail oder Post zu. Wir benötigen keine Unterschrift auf dem Zwischennachweis.
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